Brambory v podpalubí, checklisty a ego na uzdě. Takový byl Project Restart 2025

Ani letos jsme nemohli chybět na největší akci věnované projektovému řízení. Nesla se v duchu: „Bez správné strategie, systému a vize nás ani AI nespasí.“ Jak si nastavit procesy tak, aby vám AI ušetřila až polovinu práce? Co dělat, když máte pocit, že nevíte, kudy kam, a nejradši byste to zabalili? A je to vůbec nutné?

Odpovědi i facku reality přinesl Project Restart 2025. Tak pokračujte dál.

Karel Dytrych: „Nečekejte na ideální chvíli. Stačí začít.“

Projektové řízení bez mlhy. Karel Dytrych posvítil na nejčastější chyby, co brzdí malé i větší firmy: nejasná zadání, chybějící kontext, zmatená zpětná vazba. Ukázal, proč není důležitý jen nástroj (i když zrovna Freelo má svoje kouzlo), ale hlavně principy.

Ve Freelo se snažíme o agilnější produktový vývoj.

Zmínil i čím dál častější roli AI a její potenciál ve zpracování zpětné vazby, sumarizaci či kontrole zadání a v průzkumu trhu. K tomu všemu totiž ve Freelu pomáhají vlastní AI agenti. A ti dokážou celý proces od „TO-DO“ až po „DONE“ zkrátit až na polovinu.

Jeden z největších benefitů, co vnímáme je, že AI dokáže jít s nápady dál než člověk. V kontrastu použití ve vývoji a dlouhodobých „edge casů“ je to naopak stále tak trochu bída.

Použité a doporučené nástroje:

• AI Notetaker –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ zápisník na online meetingy.
• n8n –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ nástroj na workflow.
• Cursor –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ AI code editor.
• SQL Wizzard.

Jiří Benedikt: „Největší problém růstu je… růst.“

Když firma roste, nestačí improvizovat. Jiří Benedikt mluvil o tom, jak přejít z ad-hoc režimu do strukturovanějšího systému, který ale nezabije kreativitu týmu. Klíčem je dokumentace, předávání know-how a automatizace. Lidi by měli mít jasno, co a proč dělají – i když se zrovna všechno mění.

Věřím v kulturu dokumentace. Naučí vás dělat věci chytře a lépe. Udělejte službu svému budoucímu já a opakované procesy si zapisujte.

4 kroky vedoucí ke kultuře dokumentace podle Jirky Benedikta:

1. Začni u sebe a pak to předej kolegům –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ u každého úkolu si řekněte „budu to ještě dělat?“. Dělejte si vlastní checklisty.
2. Nejdřív mozek, pak robot – co nezapíšeš, to nezlepšíš, lepší než něco automatizovat, je přestat to dělat (dávají všechny kroky smysl?)
3. Ať je proces expert –⁠⁠⁠⁠⁠⁠ opakované věci by měly dávat dohromady všichni v týmu, aby to sedlo každému. Začínejte odspodu, točte videotutoriály, dělejte malé kroky, lehce upravitelné.
4. AI agenti jsou poslední krok – sepsané procesy jsou skvělý start, udělejte ty nejlepší a až nakonec zapojte AI.

Procesy jsou software vaší firmy, checklisty často suplují fíčury softwarů, co firmy nemají.

Sdílel i vlastní zkušenosti se zaváděním AI nástrojů, např. AI Notetaker (který umí videa předělat na checklisty) nebo Microsoft Loop.

VPS Centrum

Vyzkoušejte zdarma naši aplikaci pro správu serveru a domén. Budete si připadat jako zkušený administrátor.

Roman Šmiřák: „Začněte systém tvořit, než ho budete nutně potřebovat.“

Roman mluvil o budování firmy a systému, který funguje i bez vás. O tom, že růst firmy je růst lidí, a že bez zodpovědnosti (a jasných kompetencí) se tým rozpadne v chaosu.

Role lídra dnes? Práce na systému, ne v systému. Kdo vlastně řídí loď na můstku, když CEO škrábe brambory v podpalubí?

Důležitý moment? Umět nechat věci plynout, přijmout nejistotu a nesnažit se všechno řídit direktivně. A taky: zaměřit se na přehled, ne na perfekcionismus.

Buďte tou změnou, kterou chcete vidět ve firmách.

Na konkrétním use case ukázal, že CEO zkrátka nemůže být u všeho. Vždycky je nutné identifikovat, co vás brzdí a nastavit si správné priority. Ty pak předat týmu.

Firma roste, když rostou lidé v ní.

Důležité breakpointy pro lídry bez stresu:

• Řekněte si, kdo má jakou zodpovědnost. Musíte být skutečně u všeho?
• Zbavte se strachů být upřímní sami k sobě. Funguje to teď, jak to je?
• Vytvořte si systém a identifikujte klíčové lidi. Mají motivaci růst a převzít nové činnosti?
• Definujte si jasné cíle. Čeho chcete dosáhnout?
• Pravidelně se setkávejte a sledujte vývoj. Mění se vše k lepšímu a blížíme se k cíli?
• Buďte sami příkladem.

David Janoušek: „Strategie není sen. Je to rozhodnutí.“

Selhávají vaše strategie? A proč?

David mluvil o propasti mezi strategií a její realizací. Proč tolik firem skončí jen u slidů a proč tak málo lidí rozumí rozdílu mezi taktikou a strategií. Dobrý insight? Často za vše může nedostatečná komunikace, koordinace, roztříštěnost dokumentů a absence postupného měření (posouváme se správným směrem?).

„Head down“ mód je sice super na výkon, ale ne na směr. Ukazoval taky konkrétní příklad z praxe přímo – a hlavně, že dokumentace a sdílení záměru napříč týmem je klíč k tomu, aby se Tonda v rohu neptal tři týdny „co že má vlastně dělat“.

Pro realizaci nemusíte přesvědčit všechny, ale tu strategii dostaňte k těm klíčovým lidem.

Zdůraznil, že není žádoucí cílit na všechny. Zasáhnout menší skupinu lidí, která ovlivňuje další lidi, je kolikrát to nejlepší.

Taktika bez strategie je jen hluk před porážkou.

Máte ve firmě strategy HUB? Tedy rozcestník, na který jsou navázané veškeré klíčové dokumenty firmy? Mějte v něm i soubor, kde si zapisujete, co všechno se realizovalo pro naplnění cílů minulý rok.

Agilita a kontrola je důležitá. U statusů myslete na efektivitu. Nemluvte jen o životě, ale o tom, co se skutečně realizovalo na projektu a v jaké fázi se nacházíte. Vše pravidelně vyhodnocujte a dělejte i changelog změn.

Doporučené nástroje: MIRO

Jan Kvasnička: „Tým neroste dřív než jeho leader.“

Jan Kvasnička mluvil s nadhledem, ale šel hluboko. Věnoval se prioritám, týmové organizaci, řízení projektů, ale i osobnímu růstu. Připomněl, že bez pravidel se nedá stavět důvěra v týmu. A že když nevíte, kde začít, začněte třeba tím, že si sepíšete, co vlastně očekáváte – od sebe, od druhých, od projektu.

UX a projektový management jdou ruku v ruce. Nejčastější problémy? Lidé se ve firmách nebaví a neví, kdo má co na starosti. Na změny pak nejsou ready.

Mluvil o ICE frameworku, kompetenčních maticích, které pomáhají utřídit činnosti v týmu a pomáhají s určitou přehledností. O důležitosti výběru vhodného nástroje na projektové řízení a větách typu „říkej věci hned“ nebo „proč máme standup, když je to jak čtení novin?“ Ty si vyloženě říkaly o vytesání do kamene.

Důležité breakpointy:

• Pravidla projektového řízení má mít nastavená každá firma.
• Vytvořte si vlastní soupis a zvalidujte si, zda to, co používáte nyní vám skutečně sedí.
• Každý projekt má mít svého ownera (ten zodpovídá za průběh a dělá týdenní a měsíční revize.)
• Snažte se nezahlcovat jednotlivé členy v týmu.
• Každý projekt musí mít své servisní místo.
• Dělejte pravidelné porady a z nich zápisy (rozlišujte mezi krátkými statusy a většími poradami). 1x měsíčně nezapomínejte na 1 to 1.
• Pravidelně proškolujte celý tým.
• Nastavte si checklisty – pro start stačí menší kroky a postupně je rozšiřujte.
• Prioritizujte, nestaňte se řešitelem 💩.

„Když chceš změnu, změň prostředí.“

Panelová diskuze – Karel Dytrych, Jiří Fabián, Miloslav Uďan.

Panelovka přinesla odlehčený, ale trefný mix zkušeností. Mluvilo se o tom, proč je potřeba mít v týmu důvěru ke změně, kdy se vyplatí skočit do chaosu, a kdy naopak vydržet. Taky o tom, že dobrý timing je často důležitější než dokonalý plán. A že klíčem k růstu je někdy i jen obyčejné rozhodnutí přestat být ten, kdo všechno ví – a začít se ptát.

K vybudování firmy je nutné nedělat debilní rozhodování, ale dělat průměrně dobré.

Užitek je důležitější než dokonalost.

Tenhle blok přinesl silné myšlenky o produktovém rozhodování. O tom, proč je lepší zkoušet deset věcí nedokonale než jednu perfektně. Že partnerství (i to obchodní) je především o důvěře a sdílené hodnotě. A že když něco nefunguje, často to není o produktech, ale o lidech.

Jaroslav Homolka: „Říkat ANO i NE. A věřit si.“

#Predatorcode mindset v praxi. Jaroslav Homolka mluvil o disciplíně, vnitřním nastavení, schopnosti zaměřit se na vnitřní klid a sebevědomí. O síle vztahů a důležitosti důslednosti. Zazněla i krásná věta: „Úspěch je vedlejší produkt toho, když děláš věci naplno, ale v klidu.“ Tohle bylo nejen o podnikání, ale i o životě.

V sále bylo cítit, že jeho ostrovtip nesedí úplně každému, ale jak sám říká, rád provokuje.

Další úžasné breakpointy:

• Buďte v klidu. Sebeovládání je cesta, jak se nenechat ovládat od jiných.
• Mějte pozornost pod kontrolou. Kdo má vaši pozornost, má vaši energii.
• Čas je vaše nejcennější komodita = delegujte, delegujte, delegujte.
• Buďte vždy v ten správný včas na správném místě a buďte informovaní.
• Měj kolem sebe ty správné lidi = učte se od těch, co to zvládli, ale i těch, co to nezvládli.
• Budujte síť vztahů.
• Adaptujte se na změny. Když to neuděláte, jste okamžitě v ohrožení.
• Naučte se rozhodovat. Jen ANO nebo NE, vše ostatní je odkládání.
• Buďte vytrvalí. Dotahujte věci do konce.
• Žijte pro život, dokud to jde. Neodkládejte ho.
• Vítězte s pokorou a prohrávejte se ctí.
• Věnujte čas seberozvoji. Ne jen tomu profesnímu.
• Pozornost je to nejcennější, co máme. Ale bacha, ředí energii.
• Motivace je klíčová. Jste rození vítězové, nevítězové nebo poražení?
• Buďte vždy otevření. Zajímá vás svět kolem vás?

Freelo - Nástroj na řízení úkolů a projektů

Přidej se, pozvi svůj tým a klienty, rozděl práci a sleduj, jak se úkoly dají do pohybu.

Jan Vlachynský: „Chce to zkoušet. A hlavně vytrvat.“

V krátkém vstupu připomněl, že většina úspěchů je výsledkem konzistence. Jako jeden z mála uvedl svou zkušenost s neúspěchem. Zkoušet, zkoušet, zkoušet – a dělat to po svém. Žádná magie, jen práce. A radost.

Olga Vlachynská: „Někdy stačí si uklidit v hlavě.“

Olga Vlachynská přinesla téma, které v byznysu často chybí – péče o sebe sama. O tělo i duši. O zvládání propadů, strachů, vnitřní kritiky a důležitosti říct si občas „já teď chci být na prvním místě“.

Citlivě a srozumitelně popsala, jak nám v hlavě běží vzorce, které nás drží zpátky – a že změna nezačíná na poradě, ale uvnitř nás. My lidé totiž často sklouzáváme do pastí ve své vlastní hlavě. Vysvětlila, že spousta situací, když se správně popíší, častokrát hodně uleví.

Dostáváte se do kolečka negativních myšlenek ve své hlavě? Zkuste si říct – to, co řeším je problém nebo se smiřuji s faktem? Problém je vždy řešitelný, ale s fakty se musíme smířit a odtruchlit si je. Tak si na ně dejme dost času.

A čím se nejlépe odrazit ode dna? Ty nutné zdroje jsou poměrně jasné – kvalitní spánek, zdravé jídlo, pohyb, pěstování dobrých vztahů, ale i dostatek času jen pro sebe.

Co ale bylo pro spoustu lidí v sále neznámou, byly zdroje volitelné:

1. Dejte (alespoň někdy) sami sebe na první místo.
2. Zařaďte pravidelnou rutinu k čištění duše.
   • Pište si deník vděčnosti – každý večer si sedněte a na papír dejte 3 věci, které se za ten den opravdu povedly a jste za ně rádi.
   • Kontrolujte si stav své vnitřní baterky. Jak často se zaměřujete na sebe? Řekněte si každé ráno, jak se cítíte?
   • Ranní pětiminutovka – na co se ten den těšíte?
3. Vyšlapejte si v hlavě nové pěšinky. Vytvořte si z doporučení výše návyky.

Poznámka: Článek vznikl jako osobní report z konference Project Restart 2025. Sepsáno s využitím AI podle poznámek z jednotlivých vystoupení.