Kolik času denně trávíte ručním přepisováním objednávek z e-mailu do tabulky? Pokud je odpověď „větší než nula“, máme pro vás lepší způsob.
V tomhle článku si společně poskládáme chytré workflow v n8n, které to udělá za vás. S minimem programování.
A teď lidskou řečí: n8n je další z nástrojů na automatizaci. S jeho pomocí si poskládáte úkoly jako LEGO kostky a necháte je běžet samy. Žádné programování – jen trocha logiky a špetka trpělivosti. Pokud n8n ještě nemáte mrkněte na náš návod, jak na instalaci.
K celému postupu máme natočené video:
Co budeme stavět
Cíl: Jakmile dorazí do schránky e-mail s předmětem „Objednávka“ od konkrétního odesílatele, workflow:
- z e-mailu vytáhne potřebná data,
- uloží je do tabulky v Google Sheets,
- pošle notifikaci na Slack,
- odešle potvrzovací e-mail do týmu.
1) Rozhraní n8n v kostce
Po kliknutí na Create workflow se otevře pracovní plocha – sem přidáte jednotlivé node (bloky). Nahoře najdete Execution list (historii scénářů), kde vidíte, co se kdy spustilo a jak dopadly jednotlivé kroky.
VPS Centrum
Vyzkoušejte zdarma naši aplikaci pro správu serveru a domén. Budete si připadat jako zkušený administrátor.
2) Spouštěč: IMAP Trigger (nový e-mail)
Přidejte IMAP Email (IMAP Trigger). Ten sleduje schránku a ve chvíli, kdy přijde nový e-mail, workflow nakopne. Přístup si nastavíte později; nejdřív si ale postavíme kostru.
Co bude potřeba vyplnit:
- User / Password – přihlašovací údaje do sledované schránky,
- Host / Port – IMAP server (typicky imap.domena.cz, port 993 se zapnutým SSL).
Tip: Nechcete zpracovávat úplně všechno? V n8n nechte trigger reagovat na všechny e-maily a nastavte filtr až v dalších krocích (je to přehlednější).
3) Filtrace podmínkami: If → If
Přidejte dvakrát If:
- If #1 – From obsahuje…: ověří, že e-mail přišel z vaší domluvené adresy (např. orders@firma.cz).
- If #2 – Subject obsahuje „Objednávka“: hlídá, že jde skutečně o objednávku.
Gotcha: U pole From se může vracet celý řetězec (např. „Jana jana@firma.cz“). Místo Equals použijte Contains – jinak se to může zaseknout na „neviditelných“ znacích.
4) Učesání dat: Code node (rychlý „transformátor“)
E-mail nyní obsahuje spoustu hlaviček a balastu. Code node (JavaScript) použijte na vytáhnutí jen toho, co chcete posílat dál – např.:
- e-mail (odesílatel),
- time (čas doručení),
- order (číslo/obsah objednávky; třeba z předmětu nebo z těla zprávy).
Pro začátek stačí pár řádků: načíst items[0] (payload z triggeru), z něj vyzobat from, date, subject nebo část textu/html a vrátit čistý objekt. N8n pak pošle dál jen to, co chcete.
5) Google Sheets: OAuth + zápis řádku
Přidejte Google Sheets:
- Povolte API v Google Cloud Console a vytvořte OAuth přístupy (Client ID + Client Secret).
- V n8n u Google Sheets zvolte Connect a přihlaste se účtem, kde máte tabulku.
- Přepněte operaci na Append / Upsert row (přidat nebo upravit řádek).
- V Google Sheets si připravte tabulku, třeba „Objednávky“, sloupce: e-mail | čas | objednávka.
- V n8n namapujte pole z Code node na sloupce v tabulce.
Tip: Automap často trefí názvy podle shody; když ne, přiřaďte je ručně.
6) Slack: radši HTTP Request (webhook) než oficiální node
Oficiální Slack node je fajn, ale nastavení může být zbytečně těžkopádné. Pohodlnější je Incoming Webhook:
- Ve Slacku vytvořte Webhook URL (kanál, kam chcete posílat).
- V n8n přidejte HTTP Request:
- Method: POST
- Headers: Content-Type: application/json
- Body (JSON): např. {"text":"Nová objednávka 🧾\nOd: {{ $json.email }}\nČas: {{ $json.čas }}\nPoložka: {{ $json.objednávka }}"}
7) Odeslání e-mailu: Send Email (HTML šablona)
Přidejte Send Email:
- Nakonfigurujte SMTP (nebo použijte e-mailový provider).
- Subject: „Nová objednávka“
- HTML tělo: jednoduchá šablona, do které vložíte proměnné (odesílatel, čas, položky).
Tip: I jednoduché <h2>Nová objednávka</h2><p>Od: …</p> udělá radost – hlavně ať jsou data čitelně pod sebou.
8) Testování a ladění (nejdůležitější část)
- Run once: pouštějte nody po jednom a sledujte výstup (Output).
- Když If neprojde, zkontrolujte, zda u e-mailu/předmětu používáte Contains a ne Equals.
- Pokud se do Sheets nic nezapisuje, mrkněte na Scopes v OAuth a správný Sheet/Worksheet.
- U Slacku zkontrolujte Webhook URL a že posílá validní JSON.
9) Finální scénář: živě a bez klikání
Až scénář spustíte a projde bez problémů, přepněte workflow do Active. Od té chvíle:
- přijde e-mail →
- projde filtrem →
- zapíše se do tabulky →
- přijde notifikace do Slacku →
- odešle se e-mail.
A máte hotovo. Vaše první firemní automatizace je na světě.
Časté záseky a jak z nich ven
- From nepasuje: použijte Contains, protože n8n vrací často „Jméno <mail@…>“.
- Sheets nepropisuje: možná jde o špatný Sheet ID/Tab name nebo chybí oprávnění (OAuth).
- Slack „mlčí“: zkontrolujte, zda nejde o chybný webhook nebo validní JSON (zkontrolujte uvozovky a nový řádek \n).
- HTML e-mail je rozházený: použijte jednoduché HTML, žádné externí styly.
Proč to celé dává smysl
- Méně ruční práce: žádné kopírování e-mailů do tabulky.
- Větší přehled: řádky v Google Sheets = rychlé filtrování a sdílení.
- Rychlá reakce týmu: Slack ping hned informuje, že něco dorazilo.
- Škálovatelnost: stejné principy použijete pro CRM, fakturaci, Helpdesk, cokoliv.
Freelo - Nástroj na řízení úkolů a projektů
Přidej se, pozvi svůj tým a klienty, rozděl práci a sleduj, jak se úkoly dají do pohybu.
Co dál?
- Přidejte validaci (např. číslo objednávky regulárním výrazem).
- Napojte CRM (Pipedrive, Notion, Airtable…).
- Přidejte větvení: jiný předmět = jiná tabulka / jiný kanál.
- Logujte chyby do Error workflow (n8n je podporuje).
Máte hotovo. A garantujeme, že až si takovou automatizaci jednou pustíte, bude vám líto, že jste s n8n nezačali dřív. Kdyby vám cokoliv nešlo, stačí napsat, rádi poradíme. 🙂
