Ve spolupráci s Freelem, českou aplikací na organizaci práce a týmovou komunikaci.
Převzít web po jiném dodavateli zvládnete hladce, když si hned v prvních dnech vyžádáte ty správné věci. Většina potíží, které v prvních třech měsících vyplavou na povrch, je zakotvená v prvním týdnu. Doména vedená na e-mail bývalého kodéra. Zálohy, které nikdo nikdy nezkusil obnovit. Klíč k platební bráně, kterému za měsíc vyprší platnost.
Náš článek vás tím provede:
- Kdo má co vlastnit a proč to vyřešíte dřív než cokoli technického?
- Přebírací checklist rozdělený podle toho, kdo vám co předává.
- Co si vlastnoručně ověřit, než řeknete „převzato“?
- Co dělat, když se předchozí dodavatel neozývá?
Nejdřív vlastnictví, potom technika
Vývojáři začínají u kódu. Je to pochopitelné, protože kód je ta zajímavější část. Jenže kód v nejhorším případě stáhnete z produkce. Doménu, kterou vlastní někdo jiný, nestáhnete.
Proto, než se pustíte do čehokoliv dalšího, měli byste si ujasnit tři věci.
Doména
U českých domén rozhoduje, kdo je v registru CZ.NIC zapsaný jako držitel. Ne kdo doménu platí, ne kdo má přístup do administrace. Držitel. Ověříte si to během minuty ve veřejném WHOIS na stránkách CZ.NIC.
Pokud je držitelem agentura, freelancer nebo osobní e-mail někoho, kdo u klienta dávno nepracuje, máte první položku na seznamu. Změnu držitele zařídíte přes registrátora domény a potřebujete k ní součinnost toho současného. Dokud ji máte, je to papírování na pár dní. Jakmile ji ztratíte, řeší se to měsíce.
Jedna otázka na klienta, která tohle celé odhalí: „Komu přijde upomínka k prodloužení domény?“ A můžete si ji klidně napsat do svého checklistu k převzetí webu.
Hosting a server
Stejná logika. Zjistěte, čí je smlouva, komu chodí faktury a hlavně kdo je v administraci uvedený jako vlastník účtu. Právě s vlastníkem účtu bude poskytovatel jednat, až bude něco potřeba. Model, kdy předchozí dodavatel provozuje deset klientských webů pod jedním svým účtem a klientům je přeprodává, funguje spolehlivě až do dne, kdy se s některým z nich rozejde ve zlém.
Pokud web přebíráte natrvalo, převeďte hosting na účet vedený přímo na klienta. Web spravujete dál vy, majitelem účtu je klient. Vyhnete se tím přesně tomu, co teď řešíte po svém předchůdci.
Licence a služby třetích stran
Placené šablony, pluginy, klíče k platebním branám, účty v analytických nástrojích, certifikáty koupené mimo hosting, licence k fontům. Sepište je a u každé zjistěte, na koho je vedená a kdy se obnovuje. Většina sporů po převzetí webu se netýká kódu, ale právě téhle vrstvy.
Tip: Tenhle seznam si veďte tak, aby každý věděl, kde ho najde. Osvědčilo se mít na to v projektu samostatný úkol, kde je u každé položky zodpovědná osoba, datum obnovy a částka.
Faktury, licenční podmínky a doklady o nákupu visí jako přílohy přímo u něj, souvislosti k jednotlivým službám v poznámkách projektu. Přístupové údaje tam nepatří, ty zůstávají ve správci hesel.
Přebírací checklist
Vyžádejte si všechno najednou a písemně. Postupné doptávání, které se týdny táhne, je nejrychlejší cestou k tomu, že se předchozí dodavatel přestane ozývat.
Přístupy
- Administrace redakčního systému s právy administrátora, ne redaktora.
- Přístup na server: SSH nebo FTP/SFTP, včetně informace, kde je document root.
- Databáze: přihlašovací údaje a přístup do phpMyAdmin nebo Admineru.
- DNS: kde se zóna spravuje a kdo do ní vidí.
- Účty u registrátora domény a poskytovatele hostingu.
- Git repozitář i s historií.
- Externí služby: Google Analytics, Search Console, tag manager, CDN, platební brána, e-mailingový nástroj…
Hesla si nepředávejte e-mailem ani chatem. Použijte správce hesel se sdílenými trezory, ideálně 1Password nebo Bitwarden. A to nejdůležitější? Hned po převzetí všechna hesla změňte. Ne proto, že byste předchozímu dodavateli nevěřili, ale proto, že nevíte, kolik jeho spolupracovníků, brigádníků a bývalých kolegů je má taky.
Kód
- Přístup do repozitáře s historií commitů, ne zip archiv poslední verze.
- Informace, která větev je produkční.
- Jak se z repozitáře stane běžící web. Pokud existuje deploy skript nebo CI, potřebujete přístup i k němu a k proměnným prostředí.
- Konfigurační soubory mimo verzování (.env, wp-config.php, configuration.php).
Databáze a zálohy
Vyžádejte si aktuální export databáze, ne jen přístup k ní. A hlavně si nechte popsat, jak vypadá zálohovací schéma: co se zálohuje, kam, jak často, jak dlouho se zálohy uchovávají a jestli někdy proběhla zkouška obnovy.
Odpověď „zálohuje to hosting“ není odpověď. Zjistěte, kterou službu tím klient platí a jak se k záloze reálně dostanete. Jak má rozumné zálohování vypadat, rozebírá kompletní průvodce zálohováním dat tady na blogu.
DNS a e-maily
Vyžádejte si export celé DNS zóny, ne snímek obrazovky. Projděte si ji řádek po řádku a u každého záznamu zjistěte, k čemu slouží. Obvykle najdete pozůstatky ověřovacích záznamů od služeb, které klient přestal používat před třemi lety. A vedle nich záznam, který je kriticky důležitý, ale nikdo netuší proč.
Zvláštní pozornost si zaslouží MX, SPF, DKIM a DMARC. Pošta je nejcitlivější část celého přesunu. Web na hodinu spadne a nikdo si toho nevšimne, ale nedoručená objednávka je vidět okamžitě. Pokud se do nastavení pošty chystáte sahat, projděte si návod na nastavení mailserveru přímo tady na blogu.
Provozní znalosti
Tahle část lidé často přeskakují a přitom je nejcennější. Půl hodiny hovoru s předchozím vývojářem vám ušetří dny hledání.
Ptejte se konkrétně:
- Co na webu funguje jinak, než by člověk čekal?
- Kde jsou úpravy jádra nebo pluginů, které přepíše aktualizace?
- Které cron úlohy běží a co dělají?
- Kde se web napojuje na účetní nebo skladový systém klienta?
- Co je na webu rozbité a klient o tom ví?
- Co je rozbité a klient o tom neví?
Poslední dvě otázky rozhodně nevynechávejte. Odpovědi na ně jsou důvodem, proč je předávací hovor cennější než jakákoli dokumentace.
Vše si sami ověřte dřív, než padne verdikt „převzato“
Předání není hotové ve chvíli, kdy dorazí přístupy. Je hotové ve chvíli, kdy jste si ověřili, že všechno funguje a že s tím, co máte v ruce, dokážete web znovu postavit. Tenhle rozdíl stojí za to vysvětlit i klientovi.
Nejtvrdší a zároveň nejrychlejší test celého převzetí
Obnovte web ze zálohy jinam. Vezměte poslední zálohu, postavte z ní web na testovací doméně a projděte ho. Když to zvládnete, máte všechno. Když ne, přesně víte, co vám chybí. A víte to ještě ve chvíli, kdy je předchozí dodavatel ochotný odpovídat.
Dál si projděte:
- Verze všeho. PHP, databáze, redakční systém, klíčové knihovny. U každé zjistěte, jestli ještě dostává bezpečnostní záplaty. Zastaralé PHP je nejčastější nález při přebírání a zároveň nejčastější důvod, proč je první měsíc spolupráce dražší, než jste čekali.
- Certifikát. Kdo ho vydal, kdy vyprší, jestli se obnovuje automaticky. Typy certifikátů i jejich instalaci shrnuje přehled o SSL certifikátech.
- Cron úlohy. Vypište si je (crontab -l) a porovnejte je s tím, co jste slyšeli.
- Odchozí integrace. Platební brána, doprava, fakturace, sklad. U každé zjistěte, čí je klíč a kdy vyprší.
- Nasazení nanečisto. Udělejte jednu drobnou změnu a nasaďte ji celým procesem od začátku do konce. Zjistíte tím víc než hodinou čtení dokumentace.
Teprve potom klientovi napište, že je web převzatý.
Když se předchozí dodavatel neozývá
Ne každé předání proběhne hladce. Spolupráce často končí kvůli sporu a druhá strana nemá důvod vám cokoli usnadňovat. I tak máte několik cest.
Freelo - Nástroj na řízení úkolů a projektů
Přidej se, pozvi svůj tým a klienty, rozděl práci a sleduj, jak se úkoly dají do pohybu.
Doména
Pokud je držitelem domény klient, dostane se k ní přes registrátora sám i bez součinnosti agentury. Pokud držitelem není, čeká vás jednání, případně právník. Řešte to jako první, protože právě tady běží čas.
A ten čas si můžete spočítat. Expirovaná „.cz“ doména má 60denní ochrannou lhůtu: prvních 30 dní běží web i pošta dál, dalších 30 dní ji CZ.NIC vyřadí z DNS zóny. Prodloužit ji zvládnete po celou tu dobu, ale 61. den registrace zaniká a zpátky už ji nezískáte. Pak doména zpravidla míří do aukce, kde přihazuje jen ověřená identita přes mojeID a cena nemá strop.
Hosting
Poskytovatel bude jednat s majitelem účtu nebo plátcem. Pokud je jím klient, k datům se dostanete i bez dodavatele. Technická podpora hostingu je v těchhle situacích spojenec, takže jí zavolejte dřív než později.
Kód
Stáhněte si kompletní produkci a databázi hned, jak k nim máte přístup. Dokud ho máte. Historii commitů už nezískáte, běžící web ano.
Analytika a účty třetích stran
Většina služeb má proces pro převzetí účtu při ztrátě přístupu, obvykle přes ověření vlastnictví domény. Počítejte s tím, že to potrvá.
Z toho plyne jedno praktické pravidlo
Zálohu si stáhněte dřív, než začnete řešit vztahy. Data si zajistěte hned, vyjednávat můžete potom.
Kam si převzetí poznamenat, aby to vydrželo
Checklist v hlavě funguje u prvního webu. U desátého přestane. A právě tahle část se odbývá nejčastěji: technicky je hotovo, ale nikde není zapsané, co k webu patří a co se kdy stane.
Na tohle se hodí mít šablonu projektu ve Freelu. Přebírání nového webu má pokaždé stejné kroky, takže se ze šablony založí projekt a jede se podle něj. Každá položka checklistu je úkol s termínem a konkrétním jménem, ne odrážka v dokumentu, kterou si všichni odkývou a nikdo neudělá.
Tři věci se vyplatí vést dál i po převzetí
1.) Souhrn všeho, co k webu patří
Doména, hosting, licence, klíče, externí účty. U každé položky vlastník, datum obnovy a částka. Hesla ne, ta patří do správce hesel. Tady stačí informace, kdo má kam přístup.
2.) Expirace jako úkol s termínem
Doména, certifikát, licence, klíče k API. Termín nastavte s předstihem, ne na den vypršení. Aplikace vám připomene to, co je v ní zapsané, zatímco upomínka od registrátora chodí na e-mail, do kterého se nikdo nedívá.
3.) Údržbu jako opakovaný úkol
Aktualizace, kontrola záloh, zkouška obnovy. Když má opakovaný úkol odpovědnou osobu, udělá se i ve chvíli, kdy je člověk, který to obvykle dělá, na dovolené. Váš klient tím pádem nepozná rozdíl.
Pointa není v nástroji. Je v tom, že tyhle informace mají ležet na jednom místě, kam vidí všichni kolegové. Přebírání webu po dodavateli, který si všechno nosil v hlavě, je přesně ukázka toho, co se stane, když tomu tak není. Pokud vám zatím stačí sdílená tabulka, používejte tabulku. Ve Freelu na to sáhnou ve chvíli, kdy u desítek klientských webů přestane tabulka stačit dřív, než čekali.
Co z převzetí vyřeší hosting
Část přebíracího checklistu se netýká webu, ale serveru pod ním. Tady hodně záleží na tom, na jakém hostingu web po převzetí poběží.
- Aktualizace systému a PHP. Nejčastější nález při přebírání je zastaralé prostředí. U VPS se správou to řeší poskytovatel, takže vám tahle položka ze seznamu zmizí úplně.
- Zálohy a obnova. Automatické zálohy mimo server a hlavně možnost obnovy jsou to, díky čemu uděláte zkoušku obnovy hned v prvním týdnu.
- DNS a reverzní záznam na jednom místě. Při převzetí i migraci sáhnete do zóny několikrát. Přehledná administrace a podpora, která umí poradit s PTR záznamem, vám ušetří půlden.
- Podpora, když se předchozí dodavatel neozývá. Přesně v situacích popsaných výš bývá nonstop technická podpora poskytovatele jediná cesta, jak se k datům dostat.
U Váš Hosting tyhle vrstvy vyřešíte přes VPS Centrum a volitelnou správu serveru. Vám pak zůstane web, aplikace a klient, tedy věci, které znáte nejlíp.
Často kladené otázky
Kolik času si na převzetí webu vyhradit?
U běžného prezentačního webu počítejte s jedním až dvěma dny práce. Většinu z toho zabere ověřování, ne samotné přebírání přístupů. U e-shopu s integracemi klidně týden. Nejdelší položka je vždycky zkouška obnovy ze zálohy.
Máme si vstupní prověrku webu účtovat zvlášť?
Ano, a klientovi to vysvětlete dopředu. Převzetí cizího webu není nulová položka, protože od té chvíle nesete odpovědnost za kód, který jste nepsali. Samostatná položka v nabídce je čitelnější než tiché navýšení hodinové sazby.
Co když předchozí dodavatel odmítá cokoli předat?
Vyžádejte si vše písemně a s termínem, ideálně přes klienta, protože smluvní vztah má s ním. Souběžně si zajistěte, co jde bez součinnosti: zálohu produkce, přístup k doméně přes registrátora, převod hostingového účtu na plátce. Pokud je držitelem domény klient, máte výrazně lepší pozici, než to zpočátku vypadá.
VPS Centrum
Vyzkoušejte zdarma naši aplikaci pro správu serveru a domén. Budete si připadat jako zkušený administrátor.
Musíme po převzetí měnit všechna hesla?
Ano, a hned. Nejde o nedůvěru ke konkrétnímu člověku. Jde o to, že u staršího webu nikdo neví, kolik lidí přístupy za ta léta dostalo. Zároveň je to dobrá příležitost zavést správce hesel, pokud ho klient nemá.
Vyplatí se web při převzetí rovnou přesunout na vlastní hosting?
Pokud běží na prostředí bez aktualizací nebo pod účtem předchozího dodavatele, tak ano. A udělejte to hned, dokud je klient v režimu změny. Pokud je hosting v pořádku a vedený na klienta, nechte ho být. Migrace bez důvodu je jen další riziko navíc. Pokud se pro přesun rozhodnete, postup krok za krokem najdete v návodu na přechod z webhostingu na VPS.
Závěrem
Přebírání webu je z devadesáti procent administrativa a z deseti procent technická záležitost. Ta desetina je zábavnější, ale starosti dělá ta zbylá část. Doména na cizí jméno, zálohy, které nikdo nikdy neobnovil, a klíč k platební bráně, kterému za dva měsíce vyprší platnost.
Projděte si ten seznam hned na začátku, dokud je předchozí dodavatel ochotný odpovídat. Je to jediné období, kdy jsou odpovědi zadarmo.
