Jak fakturovat na vašeho klienta

Když provozujete weby pro své zákazníky, sbíhají se všechny faktury za webhosting, domény a servery u vás. Vy je zaplatíte, přepíšete do vlastního účetnictví a pošlete klientovi dál. U jednoho dvou projektů je to otázka pár minut ročně, u dvaceti už to zabere celé odpoledne.

Zákaznický portál umí vystavovat faktury za konkrétní službu – webhosting, doménu i server – přímo na vašeho klienta. Služba přitom zůstává pod vaším účtem – dál ji spravujete a vidíte, jestli je zaplacená. Kopie faktury navíc chodí i vám, takže o přehled nepřijdete.

V tomto návodu vás provedeme vytvořením fakturačního kontaktu a jeho přiřazením ke konkrétní službě. Ukážeme také, komu všemu faktura po nastavení dorazí – protože příjemců je zpravidla víc, než se na první pohled zdá.

Rychlý přehled pro pokročilé

Tato část slouží pouze pro ověření pro velmi zkušené uživatele, kteří si chtějí pouze ověřit postup a nepotřebují číst celý článek. Pro všechny ostatní doporučujeme pokračovat další sekcí.

• Vytvoření kontaktu: levý panel → Účet a kontakty → Kontakty → + Vytvořit kontakt. Vyplňte celou adresu včetně pole Stát – na neúplný kontakt fakturovat nelze.
• Kontrola kompletnosti: v přehledu Kontakty, sloupec Informace. Fajfka v kroužku znamená kompletně vyplněný kontakt, trojúhelník s vykřičníkem chybějící údaje.
• Fakturace domény a webhostingu: Domény → Přehled domén → Detail u domény → pravý panel Fakturace → Upravit fakturační kontakt. Jedno nastavení pokrývá doménu i hostingový tarif.
• Fakturace serveru: Servery → Detail serveru → Fakturace → pole Fakturovat na kontakt (výchozí hodnota Hlavní fakturační údaje).
• Příjemci faktury: kontakt vybraný u služby + vždy hlavní e-mail účtu + každý kontakt se zaškrtnutou volbou Zasílat všechny faktury. Ta nastavení u služby ignoruje a posílá i faktury ostatních klientů.

Co je dobré vědět předem

Tři nastavení v portálu spolu na první pohled souvisejí, ale každé řeší něco jiného a dělá se jinde:

• Na koho je faktura vystavená – tedy čí jméno a adresa jsou na dokladu. Nastavuje se u konkrétní domény nebo serveru a je tématem tohoto článku.
• Komu faktura dorazí e-mailem – vychází z předchozího nastavení, ale příjemců bývá víc. Rozebíráme to v části Komu faktura dorazí.
• Kdo se dostane do Zákaznického portálu – řídí volba Možnost přihlášení a oprávnění pod ní. S fakturací nesouvisí. Podrobně to popisuje článek Jak spravovat uživatelské účty a třídit domény na webhostingu i VPS.

Fakturační kontakt nemění vlastnictví ani správu služby. Držitel domény v registru zůstává stejný a doména i server jsou dál vedené pod vaším účtem Váš Hosting. Klient tak nezíská přístup ke správě jen tím, že je na něj vystavená faktura.

Na načasování ale záleží. Změna fakturačního kontaktu se projeví až u faktur vystavených po ní – už vystavené doklady se zpětně nepřepisují. Nastavte proto kontakt dřív, než se vystaví další faktura za prodloužení služby.

Co budete potřebovat

• Přístup do Zákaznického portálu (povinné) – hlavní účet majitele, nebo další účet s rolí Administrační kontakt. Účet, který má zaškrtnutou pouze volbu Po přihlášení vidí faktury, kontakty vytvářet nemůže.
• Fakturační údaje klienta (povinné) – jméno a příjmení, ulice a číslo popisné, PSČ, město, stát a e-mail.
• Služba, kterou chcete fakturovat (povinné) – webhosting, doména nebo server vedené pod vaším účtem.
• IČ a DIČ klienta (podmíněné) – jen když fakturujete na firmu. U eurových faktur pro plátce DPH v Evropské unii na nich závisí automatické uplatnění reverse charge, viz Jak přepnout fakturaci na EUR v Zákaznickém portálu.

Časový odhad

Vytvoření kontaktu s připravenými údaji zabere 3–5 minut. Přiřazení služby k už hotovému kontaktu je otázkou necelé minuty.

Vytvoření fakturačního kontaktu klienta

Kontakt vytváříte jednou a pak k němu přiřazujete libovolný počet domén a serverů. Pokud tedy pro jednoho klienta spravujete doménu i server, stačí jeden kontakt.

1. Přihlaste se do Zákaznického portálu.
2. V levém panelu klikněte na Účet a kontakty a poté na Kontakty.
3. Vpravo nahoře klikněte na + Vytvořit kontakt.
4. Vyplňte Jméno a Příjmení. Obě pole jsou povinná i tehdy, když fakturujete na firmu.
5. Fakturujete-li na firmu, zaškrtněte volbu Fakturace na firmu. Formulář doplní pole pro IČ a DIČ.
6. Vyplňte Ulice a číslo popisné, PSČ, Město a vyberte Stát. Bez kompletní adresy půjde kontakt uložit, ale fakturovat na něj nepůjde.
7. Vyplňte E-mail klienta. Na tuto adresu budou chodit faktury vystavené na tento kontakt. Pole Telefon je nepovinné.
8. Volbu Zasílat všechny faktury nechte nezaškrtnutou. Pro fakturaci na klienta ji nepotřebujete a její dopad je širší, než se z názvu zdá – vysvětlujeme ho v části Komu faktura dorazí.
9. Klikněte na Uložit. Vpravo nahoře se objeví zelené potvrzení Kontakt byl úspěšně uložen a kontakt se zařadí do přehledu.

Ve formuláři jsou pod fakturačními údaji ještě volba Možnost přihlášení a oprávnění pod ní – Administrační kontakt, Po přihlášení vidí faktury, Může spravovat servery a Může spravovat domény. S fakturací nesouvisejí a pro přefakturování je zaškrtávat nemusíte. Řeší přístup klienta do portálu a popisuje je článek Jak spravovat uživatelské účty a třídit domény na webhostingu i VPS.

Jestli je kontakt připravený k fakturaci, poznáte v přehledu Kontakty ve sloupci Informace. Fajfka v kroužku znamená, že je kontakt kompletně vyplněný – lze na něj fakturovat a přepisovat domény. Trojúhelník s vykřičníkem znamená, že některé údaje chybí. Nejčastěji je to adresa nebo nevybraný stát. Údaje doplníte přes tlačítko se třemi tečkami ve sloupci Akce.

Další ikony ve stejném sloupci ukazují oprávnění kontaktu – možnost přihlášení do portálu, právo vidět faktury, spravovat servery a spravovat domény. Význam každé z nich zobrazí bublina s nápovědou po najetí myší.

Nastavení fakturace u konkrétní služby

Fakturační kontakt se přiřazuje ke každé službě zvlášť. Můžete tak mít jednu doménu fakturovanou na klienta a jinou na sebe, případně servery na jednu firmu a domény na druhou. Webhosting je v portálu vedený u domény, na které běží, takže se pro obě nastavuje společně.

Fakturace domény a webhostingu na kontakt

1. V levém panelu klikněte na Domény a poté na Přehled domén.
2. U požadované domény klikněte ve sloupci Akce na tlačítko Detail.
3. V pravém sloupci najděte panel Fakturace. Pod položkou Fakturační kontakt vidíte, na koho je doména aktuálně fakturovaná – ve výchozím stavu jsou to vaše vlastní údaje.
4. Klikněte na Upravit fakturační kontakt a vyberte kontakt klienta.
5. Volbu uložte.

Od tohoto okamžiku se faktury za prodloužení domény i za webhostingový tarif vystavují na vybraný kontakt a chodí na e-mail uvedený v něm. Kopii dostanete i vy na hlavní e-mail účtu, takže o přehled nepřijdete – podrobnosti v části Komu faktura dorazí.

Ve stejném panelu vidíte i Způsob prodloužení a stav automatického prodloužení. Pokud chcete, aby se prodloužení hradilo samo z karty nebo kreditu, nastavíte to podle článku Jak mohu zaplatit za svoje služby?.

Fakturace serveru na kontakt

U serveru je fakturace samostatnou sekcí v jeho detailu, ne panelem na úvodní stránce.

1. V levém panelu klikněte na Servery.
2. U požadovaného serveru klikněte na Detail.
3. V nabídce serveru přejděte do sekce Fakturace.
4. V panelu Úprava fakturace serveru rozbalte pole Fakturovat na kontakt a vyberte kontakt klienta. Ve výchozím stavu je zde hodnota Hlavní fakturační údaje, tedy vaše vlastní údaje.
5. Klikněte na Uložit.

Pole Fakturovat na kontakt je povinné, takže vždy nese nějakou hodnotu – server je fakturovaný buď na vás, nebo na vybraný kontakt. Tím se nastavení liší od domény, kde fakturační kontakt měníte tlačítkem. Stejně jako u domény platí, že kopie faktury dorazí i na hlavní e-mail vašeho účtu – podrobnosti v části Komu faktura dorazí.

Ve stejném panelu najdete i Periodu platby a volby pro automatickou úhradu. Volba Faktury za server uhradit automaticky strhává částku nejprve z kreditu a při jeho nedostatku z uložené platební karty. Pokud kartu uloženou nemáte, volba Automatická úhrada z platební karty zůstane nedostupná, dokud kartu nepřidáte v sekci Fakturace → Automatická úhrada – postup popisuje článek Jak mohu zaplatit za svoje služby?.

Vpravo je panel Manuální prodloužení pronájmu pro prodloužení serveru o zvolený počet měsíců a pod ním seznam Faktury k serveru.

Komu faktura dorazí

Na koho je faktura vystavená a komu přijde e-mailem jsou dvě různé věci. Faktura má zpravidla víc příjemců současně a platí to shodně pro domény i servery:

• Kontakt vybraný u služby – tedy v poli Fakturační kontakt u domény a webhostingu, nebo Fakturovat na kontakt u serveru. Faktura jde na e-mail uvedený v tomto kontaktu. Při hodnotě Hlavní fakturační údaje tento příjemce odpadá.
• Hlavní e-mail vašeho účtu – kopii dostanete vždy, i když je služba fakturovaná na klienta.
• Kontakty se zaškrtnutou volbou Zasílat všechny faktury – ty fakturu dostanou bez ohledu na to, co je u služby nastavené.

Prakticky to znamená dva scénáře. Při hodnotě Hlavní fakturační údaje jde faktura na váš hlavní e-mail a na kontakty se zapnutým rozesíláním. Při vybraném kontaktu klienta dostane fakturu klient, vy na svůj hlavní e-mail a opět kontakty se zapnutým rozesíláním.

V kontaktu lze rozesílání rozšířit dvěma volbami:

• Zasílat všechny faktury – kontaktu budou chodit úplně všechny faktury vystavené na osobu nebo firmu, pod jejímž účtem kontakt zakládáte. Zahrnuje to i faktury za služby ostatních klientů, včetně těch, které mají vlastní fakturační kontakt. Fakturační kontakt u konkrétní služby tohle rozesílání nijak neomezí. Volba se proto hodí pro externí účetní, která má mít přehled o všech dokladech, ne pro kontakt konkrétního klienta.
• Zasílat běžné zprávy – kontaktu budou chodit provozní notifikace k účtu a službám. Vhodné pro kolegu nebo externího správce, kterému nemá nic uniknout.

Obě volby najdete v kontaktu v sekci Účet a kontakty → Kontakty, kde u kontaktu kliknete ve sloupci Akce na tlačítko se třemi tečkami a zvolíte úpravu.

Pro přefakturování klientovi žádnou z těchto voleb zaškrtávat nemusíte. Faktura mu přijde na e-mail uvedený přímo v kontaktu, i když jsou obě volby prázdné.

Řešení problémů

Nemůžeme u služby vybrat kontakt, který jsme vytvořili

Symptom: Kontakt je v přehledu vidět, ale v nabídce fakturačních kontaktů u domény nebo serveru chybí.

Příčina: Kontakt není kompletně vyplněný. Fakturovat lze pouze na kontakt s úplnou adresou, nejčastěji chybí vybraný Stát.

Řešení: Otevřete Účet a kontakty → Kontakty a zkontrolujte sloupec Informace u daného kontaktu. Trojúhelník s vykřičníkem znamená chybějící údaje. Klikněte ve sloupci Akce na tlačítko se třemi tečkami, doplňte adresu včetně státu a uložte. Po uložení se u kontaktu objeví fajfka v kroužku a kontakt se začne v nabídce u služeb nabízet.

Faktura je vystavená na nás, i když máme nastavený kontakt klienta

Symptom: U domény je nastavený fakturační kontakt klienta, ale poslední faktura je stále pod našimi údaji.

Příčina: Faktura byla vystavená dřív, než jste fakturační údaje upravili. Změna se projeví až u nově vystavovaných dokladů. Jestli s ní ještě jde něco udělat, závisí na tom, zda je faktura uhrazená.

Řešení: Dokud je faktura neuhrazená, lze na ní fakturační údaje upravit – postup popisuje článek Jak změním fakturační údaje?. Po úhradě se k faktuře vystaví daňový doklad a na něm už údaje změnit nejdou. Pro tento doklad tedy zbývá jen přefakturování ve vlastním účetnictví. Aby se situace neopakovala, nastavte fakturační kontakt u služby podle části Nastavení fakturace u konkrétní služby – nejbližší další faktura se už vystaví na klienta.

Faktura vystavená na klienta přišla i nám

Symptom: Doménu nebo server máme fakturované na kontakt klienta, ale faktura dorazila i na náš hlavní e-mail.

Příčina: Kopie faktury chodí na hlavní e-mail účtu vždy, i když je služba fakturovaná na jiný kontakt. Není to chyba nastavení.

Řešení: Nastavení není potřeba měnit – klient fakturu dostal také, na e-mail uvedený ve svém kontaktu. Kopie na vaší straně slouží k přehledu o tom, co se pod účtem vystavuje. Pokud faktury dostávají i další lidé ve vaší firmě, zkontrolujte, jestli nemají u svého kontaktu zaškrtnutou volbu Zasílat všechny faktury.

Klientovi chodí i faktury za služby, které s ním nesouvisí

Symptom: Klient dostává e-maily s fakturami za cizí domény a servery.

Příčina: U kontaktu je zaškrtnutá volba Zasílat všechny faktury. Ta rozesílá úplně všechny faktury vystavené pod vaším účtem bez ohledu na to, které služby má klient přiřazené – nastavený fakturační kontakt u jiných služeb rozesílání neomezí.

Řešení: Otevřete kontakt přes Účet a kontakty → Kontakty, volbu Zasílat všechny faktury odškrtněte a uložte. Fakturace konkrétních služeb na tento kontakt zůstane zachovaná – obě nastavení jsou nezávislá.

Chceme, aby klient viděl své faktury v Zákaznickém portálu

Symptom: Klient má faktury vystavené na sebe, ale do portálu se přihlásit nemůže.

Příčina: Fakturační kontakt sám o sobě přístup do portálu nedává. To je samostatné nastavení.

Řešení: V kontaktu zaškrtněte Možnost přihlášení, pod ní Po přihlášení vidí faktury, vyplňte přihlašovací jméno a heslo. Klientovi přijde informační zpráva o vytvoření přístupu, samotné heslo mu musíte předat sami. Celé nastavení oprávnění popisuje článek Jak spravovat uživatelské účty a třídit domény na webhostingu i VPS.

Klient je plátce DPH v Evropské unii a na faktuře je DPH

Symptom: Faktura vystavená na zahraničního klienta obsahuje DPH, přestože jde o plátce v jiné zemi Evropské unie.

Příčina: Reverse charge se u eurových faktur uplatňuje automaticky, ale jen při správně vyplněných údajích IČ a DIČ. Chybí-li, nebo jsou-li neplatné, DPH se neodečte.

Řešení: V kontaktu zaškrtněte Fakturace na firmu a doplňte IČ a DIČ. Zkontrolujte také měnu na účtu, protože reverse charge se týká eurových faktur – postup popisuje článek Jak přepnout fakturaci na EUR v Zákaznickém portálu.

Pokud problém přetrvává, kontaktujte naši podporu – s nastavením fakturace vám rádi pomůžeme.