Jak promazat e-maily a uvolnit místo ve schránce

Velikost jednotlivé e-mailové schránky u nás neomezujeme – narážíte ale na limit celkového místa svého tarifu (na webhostingu) nebo disku serveru (na VPS). Když schránka začne být plná, server začne odmítat nové příchozí zprávy a vy se k důležité poště zkrátka nedostanete. Pravidelné promazávání staré pošty je proto rozumný návyk, podobně jako úklid v garáži.

V tomto návodu vás provedeme všemi cestami, jak schránku uvolnit – od hromadného promazání podle data ze Zákaznického portálu, přes webmail Roundcube až po promazávání přes poštovního klienta. Na konci také ukážeme archivaci v Outlooku, která je alternativa k mazání pro situace, kdy chcete místo na serveru uvolnit, ale staré zprávy si zachovat na disku počítače pro pozdější dohledání.

Rychlý přehled pro pokročilé

Tato část slouží pouze pro ověření pro velmi zkušené uživatele, kteří si chtějí pouze ověřit postup a nepotřebují číst celý článek. Pro všechny ostatní doporučujeme pokračovat další sekcí.

1. Webhosting: Zákaznický portál → Domény → klikněte u domény na Detail → E-maily → Promazání e-mailů → zvolte rozsah schránek (všechny / vybrané) a datum (předdefinované možnosti nebo vlastní datum), klikněte Promazat.
2. Webmail Roundcube (webhosting na mail.vas-hosting.cz, VPS na HOSTNAME.vas-server.cz/mail/ nebo přes VPS Centrum → Nástroje → Webmail): hromadný výběr Select → All, smazání ikonou koše, pak pravým kliknutím na složku Trash → Empty.
3. Přes IMAP klienta: Smazání v Thunderbirdu / Outlooku se synchronizuje na server, po vysypání koše se místo uvolní. U POP3 nikoli – viz níže.
4. Archivace v Outlooku: Funkce ruční archivace přesune zprávy do lokálního souboru .pst a uvolní schránku na serveru. Cesta v menu se liší verzi od verze – v klasickém Outlooku Soubor → Informace → Nástroje (název podpoložky se mění). V novém Outlooku 365 funkce chybí. Archiv není zálohovaný – udělejte si kopii.

Co je dobré vědět předem

Než začnete, vyhraďte si na celý úkol přibližně 15–30 minut podle toho, kolik schránek a kolik tisíc zpráv potřebujete projít. Hromadné promazání ze Zákaznického portálu je hotové v řádu vteřin; ruční procházení v poštovním klientovi může zabrat déle.

Co budete potřebovat

• Pro postup ze Zákaznického portálu (webhosting): Přístupové údaje do Zákaznického portálu na
  portal.vas-hosting.cz.
• Pro postup přes webmail: Přístupové údaje k e-mailové schránce (e-mailová adresa + heslo).
• Pro postup přes poštovní klient: Funkční nastavení schránky v aplikaci (Thunderbird, Outlook, Apple Mail) přes IMAP.
• Pro archivaci v Outlooku: Desktopová verze MS Outlook nainstalovaná na vašem počítači.

Jak zjistíte verzi VPS Centra

Verze VPS Centra se zobrazuje v záhlaví rozhraní u loga. Pokud číslo začíná „3.“ (např. 3.x.x), používáte VPS Centrum V3. Pokud „2.“ (např. 2.x), je to VPS Centrum V2. Pro tento článek je rozdíl mezi verzemi minimální – VPS klienti v obou případech k webmailu přistupují stejně přes dropdown Nástroje → Webmail.

Hromadné promazání ze Zákaznického portálu (webhosting)

Pokud máte u nás webhosting, nejrychlejší cesta je hromadné mazání přímo z administrace. Funkce umí smazat e-maily ve vybrané schránce nebo ve všech schránkách najednou – a to do zvoleného data. Probíhá v dialogu portálu, není potřeba se přihlašovat přes IMAP ani spouštět webmail.

1. Přihlaste se do Zákaznického portálu na portal.vas-hosting.cz.
2. V levém panelu klikněte na Domény, najděte v seznamu doménu, jejíž schránky chcete pročistit, a klikněte na Detail.
3. V navigaci domény vyberte sekci E-maily a poté podsekci Promazání e-mailů.
4. V dialogu Hromadné promazání e-mailů na doméně zvolte rozsah – buď Promazat všechny mé schránky (projede všechny schránky pod danou doménou), nebo Promazat jen vybrané schránky, po jejíž volbě se objeví pole Účty k promazání, kam vyberete jednu nebo více konkrétních schránek.
5. Vyberte, do jakého data se má mazat. Máte dvě možnosti – Vybrat datum z nejčastějších možností (dropdown E-maily starší než s předpřipravenými volbami: Starší než 30 dní, 60 dní, 90 dní a několik historických dat) nebo Zadat vlastní datum (otevře se kalendář). Smažou se všechny zprávy starší než zvolené datum, mladší zprávy zůstanou nedotčené.
6. Klikněte na zelené tlačítko Promazat.

Po odeslání se v sekci Historie požadavků pod formulářem objeví nový záznam s údaji Účet, Starší než, Přidáno z IP, Vykonáno a Vytvořeno – podle něj poznáte, že operace byla přijata. Aktuální zaplnění schránky uvidíte v sekci Datový přehled v navigaci domény, případně v podsekci Přehled e-mailů u konkrétní schránky. Pokud chcete schránku zkontrolovat přímo, použijte tlačítko Webmail v pravém horním rohu sekce – otevře Roundcube v novém panelu.

Promazání e-mailů na VPS

Pokud máte VPS, ve VPS Centru V3 ani V2 hromadné mazání podle data není – sekce E-maily v detailu domény obsahuje správu schránek, nastavení serveru, přesměrování a import, ale ne nástroj pro hromadné promazání zpráv jako v Zákaznickém portálu. To samozřejmě neznamená, že byste neměli, jak schránku pročistit. VPS klienti mají k dispozici dvě plnohodnotné cesty:

• Webmail Roundcube – webové rozhraní stejné jako u webhostingu, jen na per-serverové URL. Vhodné pro většinu situací.
• Lokální poštovní klient (Thunderbird, Outlook, Apple Mail) přes IMAP. Vhodné, když schránku stejně používáte přes klienta.

Obě cesty jsou popsané v následujících sekcích a fungují shodně pro webhosting i VPS. Pokud máte velmi velkou schránku (desítky GB) a žádná z těchto cest se vám nezdá dostatečně rychlá, kontaktujte naši podporu – navrhneme efektivnější řešení přímo na serveru.

Promazání přes webmail Roundcube

Webmail Roundcube je univerzální cesta, která funguje pro klienty webhostingu i VPS. Hodí se zejména tehdy, když potřebujete promazat konkrétní zprávy (ne všechny do daného data) – třeba velké přílohy, nevyžádanou poštu z jednoho odesílatele nebo zprávy z konkrétního období.

Přihlášení do webmailu

Pro klienty webhostingu je univerzální adresa mail.vas-hosting.cz.

Pro klienty VPS je adresa per-serverová ve formátu HOSTNAME.vas-server.cz/mail/ – kde HOSTNAME je název vašeho serveru (najdete ho v Zákaznickém portálu pod Servery → Detail serveru). Pohodlnější cesta je proklik přímo z VPS Centra:

• VPS Centrum V3: v pravém horním rohu klikněte na Nástroje → Webmail.
• VPS Centrum V2: v horním menu klikněte na Nástroje → Webmail.

Webmail se otevře v novém panelu prohlížeče. Po otevření se přihlaste e-mailovou adresou a heslem ke schránce.

Hromadný výběr a smazání zpráv

1. Po přihlášení uvidíte složku Inbox se seznamem zpráv. V levém sloupci jsou další systémové složky – typicky Drafts, Sent, Spam, Trash (případně Deleted Items).
2. Pro hromadný výběr klikněte v záhlaví seznamu zpráv na tlačítko Select a zvolte jednu z možností: All (všechny zprávy ve složce), Page (jen aktuální stránka), Unread (jen nepřečtené), Invert (invertovat výběr) nebo None (zrušit výběr).
3. Pokud chcete označit jen některé zprávy, držte klávesu Ctrl (na macOS Cmd) a klikejte na jednotlivé zprávy. Pro souvislý rozsah klikněte na první zprávu, podržte Shift a klikněte na poslední.
4. Označené zprávy smažte ikonou koše v horní liště nebo klávesou Delete.

Vysypání koše Trash

Smazané zprávy se přesunou do složky Trash (případně Deleted Items) a tam zabírají místo dál. Aby se schránka skutečně uvolnila, musíte koš vysypat:

1. V levém sloupci klikněte pravým tlačítkem na složku Trash.
2. Z kontextového menu vyberte Empty.
3. Potvrďte akci v dialogu.

Smazané zprávy se přesunou do složky Trash (případně Deleted Items) a tam zabírají místo dál. Aby se schránka skutečně uvolnila, musíte koš vysypat:

1. V levém sloupci klikněte pravým tlačítkem na složku Trash.
2. Z kontextového menu vyberte Empty.
3. Potvrďte akci v dialogu.

Roundcube ve Váš Hosting prostředí informaci o aktuálním zaplnění schránky přímo v UI nezobrazuje – nečekejte tedy proužek nebo údaj v MB ve webmailu. Zaplnění zjistíte mimo webmail:

• Per schránku – webhosting: Zákaznický portál → detail domény → E-maily → Přehled e-mailů. Každá schránka má sloupec Disk s údajem typu 228 kB z 4 GB + vizuálním proužkem zaplnění.
• Per schránku – VPS: VPS Centrum → detail domény → Emaily → Seznam e-mailů. Sloupec Disk ukazuje stejný číselný údaj (např. 228 kB z 4 GB), vizuální proužek zde není – jen text.
• Souhrnně za doménu: v sekci Datový přehled v navigaci domény (rozděluje využití na FTP, databáze, e-maily a celkem). Ve VPS Centru je dostupný i server-wide pohled přes levý panel Monitoring → Datový přehled (V3) nebo horní menu Přehledy → Datový přehled (V2).

Po vysypání koše ve webmailu Roundcube se údaje mohou aktualizovat s krátkou prodlevou – pokud změnu nevidíte, počkejte chvíli a obnovte stránku.

Promazání přes poštovního klienta (Thunderbird, Outlook, Apple Mail)

Pokud schránku používáte přes desktopový poštovní klient (Thunderbird, Outlook, Apple Mail) a máte ji nastavenou přes IMAP, můžete promazávat přímo v aplikaci – smazání zpráv se synchronizuje se serverem. Místo se uvolní po vysypání koše (viz krok 3 v postupu níže).

Pro POP3 to neplatí: zprávy bývají na serveru ponechané jako kopie a klient je nemaže. V tom případě použijte raději webmail Roundcube nebo (u webhostingu) hromadné mazání ze Zákaznického portálu.

Konkrétní kroky se liší podle aplikace, princip je všude stejný:

1. Označte zprávy ke smazání – buď ručně, nebo seřaďte schránku podle data či velikosti a označte velký balík najednou (Ctrl + A ve většině klientů).
2. Smažte klávesou Delete – zprávy se přesunou do složky Koš / Deleted Items / Trash.
3. Vysypte koš – pravým kliknutím na složku Koš zvolte Vyprázdnit složku, nebo v menu aplikace najděte volbu Vysypat koš.

Pokud schránku v klientovi teprve nastavujete, v návodech Jak nastavit e-maily na hostingu a
Jak nastavit e-maily na virtuálním serveru (VPS) najdete kompletní postup s parametry.

Archivace pošty v MS Outlooku do lokálního souboru .pst

Předchozí sekce vám ukázaly, jak zprávy smazat – jsou pryč nadobro a schránka na serveru se uvolní. Archivace v Outlooku řeší jiný scénář: chcete schránku na serveru uvolnit, ale staré zprávy si zachovat pro pozdější dohledání.

Jak archivace funguje technicky:

Při archivaci Outlook přesune zprávy ze serveru na disk vašeho počítače do lokálního souboru .pst. Pro server je to ze stažení dat ven – schránka se uvolní stejně, jako kdybyste zprávy smazali. Pro váš počítač je to opačně – soubor .pst si na lokálním disku nějaké místo zabere, ale na to typicky není limit (osobní disk má stovky GB, e-mailová schránka MB až jednotky GB).

Co se stane	Schránka na serveru	Disk vašeho počítače
Před archivací	Plná (např. 3,8 GB ze 4 GB)	Volný
Po archivaci	Uvolněná (např. 200 MB)	.pst soubor zabírá ~3,6 GB

Archivované zprávy zůstávají dostupné v Outlooku, jen sedí v jiné složce (typicky Archivy) a načítají se z lokálního disku, ne ze serveru. Pro vás z pohledu používání e-mailu to vypadá skoro stejně jako předtím.

Kdy dává archivace smysl místo prostého mazání:

• Účetnictví, smlouvy, faktury, korespondence s klienty – ze zákona musíte uchovávat několik let, ale zabírají vám místo ve schránce na serveru.
• Pošta z předchozích zaměstnání nebo projektů, kterou chcete mít po ruce pro dohledání, ale denně ji nepotřebujete.
• Velké přílohy (prezentace, fotky, výkresy), které nejde znovu získat, ale zaplňují schránku.
• Cokoli, co se může v budoucnu hodit a je vám líto to nenávratně smazat.

Kdy je naopak lepší klasické mazání:

• Reklamní newslettery, automatické notifikace, staré spam zprávy – nemá smysl je tahat na disk počítače, je to jen balast, ke kterému se nikdy nevrátíte.
• Rutinní pošta, ke které se prokazatelně už nikdy nevrátíte.

Kde archivaci v Outlooku najdete

Cesta k funkci ruční archivace se mezi verzemi MS Outlooku liší – Microsoft ji v každém větším redesignu posunul na jiné místo. Orientačně:

• Outlook 2016 a klasický Outlook v Microsoft 365: Soubor → Informace → Nástroje → Vyčistit staré položky.
• Outlook 2013: Soubor → Informace → Nástroje pro vyčištění → Archiv.
• Outlook 2010 a starší: Soubor → Nástroje pro čištění → Archivovat (případně Soubor → Archivovat).
• Nový Outlook (Outlook „New“ / přepracovaný Outlook 365): Ruční archivace do lokálního .pst souboru zde chybí nebo je výrazně omezená – Microsoft místo ní nabízí cloudový Online Archive (placená funkce v rámci Microsoft 365). Pokud archivaci nenajdete, přepněte v levém horním rohu přepínač Try the new Outlook zpět do polohy vypnuto – Outlook se přepne do klasického režimu, kde funkce zůstává.

Co v dialogu archivace zadat

Bez ohledu na to, kterou cestou se k dialogu dostanete, vždy budete vyplňovat tytéž údaje:

1. Schránka nebo složka k archivaci – například celý Inbox, nebo jen konkrétní podsložka. Funkce zpracuje jednu položku najednou; pokud máte v Outlooku víc účtů, archivaci spustíte pro každý zvlášť.
2. Datum, ke kterému se má archivace vztahovat – všechny zprávy starší než toto datum se přesunou do archivu, mladší zůstanou v původní schránce.
3. Umístění souboru .pst – výchozí cesta je obvykle ve složce Dokumenty\Soubory aplikace Outlook, můžete ale zvolit jiné umístění (například složku synchronizovanou s OneDrive nebo Dropbox – ta zároveň zajistí zálohu mimo váš počítač).
4. Potvrzení dialogu (typicky OK).

Po dokončení uvidíte v levém sloupci Outlooku novou položku Archivy (nebo název .pst souboru), do které se zprávy přesunuly. V původní schránce na serveru zprávy zmizí – schránka se uvolní.

Když ruční archivace ve vaší verzi Outlooku není

Pokud používáte nový Outlook a klasický Outlook nemůžete (nebo nechcete) zapnout, archivaci ručně do .pst neuděláte. Místo toho máte tyto cesty, jak schránku na serveru uvolnit:

• Hromadné mazání ze Zákaznického portálu (pokud máte u nás webhosting) – funguje serverově nezávisle na klientu, viz sekce výše.
• Webmail Roundcube – v něm zprávy hromadně označíte a smažete (sekce Promazání přes webmail Roundcube).
• Cloudový Online Archive – pokud máte Microsoft 365 plán, který ho zahrnuje, zprávy se archivují do cloudu Microsoftu místo do lokálního souboru. Postup popisuje Microsoft v nápovědě k Online Archive.
• Jiný poštovní klient s podporou .pst – Mozilla Thunderbird umí pomocí rozšíření ImportExportTools NG stáhnout zprávy z IMAP do lokálního formátu (mbox/eml). Není to .pst, ale stejný princip – pošta je lokálně, schránka na serveru se uvolní.

Řešení problémů

Po smazání zpráv se schránka neuvolnila

Symptom: Po smazání zpráv ve webmailu nebo poštovním klientovi se údaj o velikosti schránky nezměnil.

Příčina: Smazané zprávy se přesunuly do složky Trash / Deleted Items / Koš a tam zabírají místo dál. Server bere v úvahu i obsah koše.

Řešení: Vysypte koš. Ve webmailu Roundcube klikněte pravým tlačítkem na Trash → Empty. V poštovním klientovi pravým tlačítkem na Koš → Vyprázdnit složku. Pokud používáte IMAP, vysypaný koš se synchronizuje na server – místo se uvolní.

Smažu zprávy v Outlooku, ale na serveru jsou pořád

Symptom: Po smazání zpráv v poštovním klientovi se schránka na serveru (zobrazená například ve webmailu) nezmenšila.

Příčina: Schránka je v klientovi nastavená přes POP3 s volbou „ponechat kopie na serveru“. POP3 zprávy stahuje a klient je primárně mazat na serveru neumí – server kopie drží dál.

Řešení: Buď použijte webmail Roundcube (případně hromadné mazání ze Zákaznického portálu, pokud máte webhosting), nebo přepněte schránku v klientovi z POP3 na IMAP. Postup pro přepnutí najdete v návodech
Jak nastavit e-maily na hostingu a Jak nastavit e-maily na virtuálním serveru (VPS).

Nemohu se přihlásit do webmailu

Symptom: Po zadání hesla webmail Roundcube odmítne přihlášení s chybou Login failed nebo se přihlašovací stránka vůbec nenačte.

Příčina: Buď je špatně heslo, nebo se vaše IP adresa dostala kvůli opakovaným chybným pokusům na ban list (cross-service ban – banuje všechny služby najednou, nejen webmail).

Řešení: Ověřte heslo (případně si ho zkuste resetovat ze Zákaznického portálu nebo z VPS Centra). Pokud heslo víte správně a přesto nejde přihlásit, jste pravděpodobně zabanovaní. Máte-li VPS, můžete si IP odbanovat sami v Zákaznickém portálu pod Servery → [váš server] → VPS Centrum, kde je tlačítko Odstranit bany a blokované IP. Pro webhosting nebo pokud si nejste jistí, postupujte podle návodu Nefunguje mi e-mail, jak to vyřešit?, kde je popsaný postup pro odbanování přes podporu.

Schránka má desítky tisíc zpráv a webmail i klient se zasekávají

Symptom: Po přihlášení do webmailu Roundcube se Inbox dlouho načítá nebo nahlásí timeout. Poštovní klient (Outlook, Thunderbird, Apple Mail) zamrzne při otevírání schránky, nebo synchronizace běží desítky minut a nikdy nedojde k cíli. V krajních případech ani nedojde k přihlášení.

Příčina: Velmi velký počet zpráv (typicky desítky tisíc a víc) ve složce Inbox. IMAP musí při otevření schránky načíst seznam zpráv – při deseti tisících zprávách je to tolik dat, že server i klient se začnou dusit. Potíže nejsou způsobené velikostí v gigabajtech, ale počtem zpráv.

Řešení podle typu služby:

• Webhosting: Použijte hromadné mazání ze Zákaznického portálu (sekce Hromadné promazání ze Zákaznického portálu výše v tomto článku). Funguje i v situacích, kdy webmail ani poštovní klient nezvládá schránku otevřít – mazání probíhá serverově, nepotřebuje IMAP listing. Začněte starším datem (například Starší než 90 dní nebo i víc) a postupně se posouvejte blíž k současnosti.
• VPS: Hromadné mazání ze Zákaznického portálu na VPS k dispozici není. Zkuste nejdřív poštovní klient s vyšším IMAP timeoutem (v Thunderbirdu nastavení Account Settings → Server Settings → Advanced → Connection timeout, výchozích 100 sekund navyšte na 600+) a omezte synchronizaci na konkrétní složky. Pokud ani to nepomůže, kontaktujte naši podporu – pomůžeme vyčistit schránku přímo na serveru, kde se vyhneme IMAP listingu úplně.

Schránka se plní rychleji, než stíhám mazat

Symptom: Pravidelně mažete starou poštu, ale schránka se za pár týdnů zase přiblíží limitu.

Příčina: Buď chodí velké množství příchozí pošty (newslettery, mailing listy, automatické notifikace), nebo schránka shromažďuje velké přílohy, nebo je tarif zkrátka pro daný objem příliš malý.

Řešení: Vyzkoušejte několik kroků v tomto pořadí: (1) Odhlaste se z newsletterů, které nečtete. (2) Pravidelně promazávejte složku Spam a Trash. (3) Pokud máte více schránek a poštu z nich vlastně čtete jen z hlavní schránky, zvažte přesměrování e-mailu – místo plnění více schránek tečou zprávy do jedné, kterou udržujete. (4) Pokud chcete větší limit, ale nepotřebujete VPS, zvažte vyšší webhostingový tarif. (5) Pokud potřebujete neomezený počet schránek a velký prostor, vhodnější je VPS s Mail serverem – víc o něm najdete v závěru článku.

Po archivaci v Outlooku zprávy zmizely a teď je nemůžu najít

Symptom: Po archivaci v Outlooku jste se odhlásili / restartovali počítač a archivované zprávy nikde nevidíte.

Příčina: Archivovaný soubor .pst Outlook automaticky nezobrazuje – musí být přidaný jako datový soubor.

Řešení: V klasickém Outlooku otevřete nabídku Soubor → Otevřít a exportovat (ve starších verzích jen Soubor → Otevřít) a vyberte volbu Otevřít datový soubor Outlooku. Pak najděte umístění .pst souboru, které jste si při archivaci poznamenali. V levém sloupci Outlooku se objeví nová položka s archivovanou poštou. Pokud .pst soubor nikde nenajdete, prohledejte disk podle koncovky .pst – typicky bývá ve složce Dokumenty\Soubory aplikace Outlook. Přesný postup pro vaši verzi Outlooku najdete v nápovědě Microsoftu k otevření datového souboru.

Pokud problém přetrvává, kontaktujte naši podporu – pomůžeme vám dohledat příčinu i s konkrétním řešením.

---