Jak nastavit filtry v Roundcube webmailu na VPS

Roundcube webmail nabízí možnost automaticky třídit příchozí poštu – přesouvat zprávy do složek, označovat je, mazat, nebo je dál posílat na jinou adresu. Vše bez nutnosti nechávat puštěného poštovního klienta na počítači, protože filtry běží přímo na serveru.

Funkce má ale jeden zásadní předpoklad: filtry v Roundcube jsou dostupné pouze pro VPS klienty Váš Hosting. Na webhostingu technicky není možné je aktivovat. Pokud máte webhosting a hledáte, jak roztřídit poštu, přejděte rovnou na sekci s alternativami na konci článku – ukážeme tam, co reálně funguje místo serverového filtrování.

V tomto návodu vás provedeme nastavením filtru krok za krokem: od přihlášení do webmailu přes vytvoření prvního filtru až po jeho otestování. Na konci najdete několik praktických scénářů, podle kterých si můžete vlastní filtry rovnou postavit.

Rychlý přehled pro pokročilé

Tato část slouží pouze pro ověření pro velmi zkušené uživatele, kteří si chtějí pouze ověřit postup a nepotřebují číst celý článek. Pro všechny ostatní doporučujeme pokračovat další sekcí.

1. Ve VPS Centru klikněte na Domény → konkrétní doména → Emaily → Nastavení serveru a přepněte volbu Pravidla pro e-maily na Pravidla nastavená pomocí Webmailu (ve V2: Pravidla nastavená pomocí Sieve a e-mailových klientů) a uložte. Bez tohoto kroku se sekce Filters v Roundcube nezobrazí.
2. Otevřete webmail – buď na přímé URL ve formátu https://HOSTNAME.vas-server.cz/mail/ (kde HOSTNAME je název vašeho serveru), nebo z VPS Centra přes Nástroje → Webmail. Přihlaste se celou e-mailovou adresou a heslem schránky.
3. V levém menu Roundcube klikněte na Settings a v druhém sloupci na Filters.
4. V pravém horním rohu klikněte na tlačítko Create.
5. Vyplňte Filter name, definujte podmínku v sekci Rules (např. Subject – contains – „Newsletter“) a akci v sekci Actions (např. Move message to – Newslettery).
6. Klikněte na Save a otestujte filtr zasláním zkušební zprávy splňující podmínku.

Co je dobré vědět předem

Filtry v Roundcube fungují na principu Sieve – standardu pro serverové filtrování pošty. Vyhodnocují se přímo na mailserveru v okamžiku doručení nové zprávy, ještě než ji uvidíte ve schránce. Díky tomu fungují nezávisle na tom, jestli máte spuštěného poštovního klienta, mobilní aplikaci nebo nic z toho.

Na povolení filtrů ve VPS Centru a nastavení prvního filtru si vyhraďte přibližně 5 až 10 minut. Další filtry už zvládnete během dvou minut, jakmile si rozhraní osaháte.

Co budete potřebovat

• VPS s aktivním e-mailovým provozem.
• Přístup do VPS Centra vaší domény (pro povolení filtrů v prvním kroku).
• Existující e-mailovou schránku na vaší doméně. Pokud schránku ještě nemáte, založte si ji podle návodu
  Jak zřídit novou e-mailovou schránku.
• Přihlašovací údaje schránky – e-mailovou adresu a heslo, které jste si nastavili při jejím vytvoření.
• Prohlížeč s aktivním JavaScriptem (jakýkoli moderní prohlížeč: Chrome, Firefox, Edge, Safari).

Krok 1 – Povolte filtry z Webmailu ve VPS Centru

V základním nastavení nového VPS jsou Roundcube filtry vypnuté – pravidla se spravují centrálně z VPS Centra a Roundcube webmail sekci Filters vůbec nenabízí. Aby se filtry v Roundcube zpřístupnily, je potřeba je nejprve povolit ve VPS Centru.

Změna je bezpečná: doménová pravidla, která už máte ve VPS Centru nastavená (přesměrování celé domény, sběrný koš, blokace odesilatelů), zůstávají v platnosti i po povolení – Roundcube filtry se k nim jen přidají jako další vrstva (per schránka). Doménová pravidla a Roundcube filtry tak běží vedle sebe a nepřekáží si.

Postup povolení se liší podle verze VPS Centra.

Ve VPS Centru V3

1. V levém menu klikněte na Domény a vyberte konkrétní doménu, pro kterou chcete filtry povolit.
2. V levém panelu detailu domény rozbalte sekci Emaily a klikněte na Nastavení serveru.
3. V sekci Pravidla pro e-maily vyberte volbu Pravidla nastavená pomocí Webmailu.
4. Klikněte na tlačítko Uložit.

Ve VPS Centru V2

1. Z hlavního přehledu domén klikněte na konkrétní doménu, pro kterou chcete filtry povolit.
2. V pravém zeleně orámovaném panelu klikněte na E-mail.
3. V horní liště stránky Pošta klikněte na Nastavení serveru.
4. V sekci Pravidla pro e-maily vyberte volbu Pravidla nastavená pomocí Sieve a e-mailových klientů.
5. Klikněte na tlačítko Uložit.

Krok 2 – Přihlaste se do Roundcube webmailu

K webmailu se dostanete dvěma způsoby. První je zadáním přímé URL do prohlížeče, druhý je proklikem z VPS Centra. Funkčně jde o totéž – vyberte si podle toho, kde právě jste.

Přímá URL

Webmail pro VPS klienty Váš Hosting je dostupný na per-serverové adrese – každý VPS má vlastní URL podle názvu (hostname) serveru. Adresa má formát:

https://HOSTNAME.vas-server.cz/mail

Kde HOSTNAME je název vašeho serveru – například rko15, takže výsledná adresa je https://rko15.vas-server.cz/mail/.

Hostname svého serveru zjistíte v Zákaznickém portálu (portal.vas-hosting.cz) v sekci Servery → Detail serveru. Hostname je uvedený v základních informacích o serveru.

Proklik z VPS Centra

Pokud máte otevřené VPS Centrum, je rychlejší kliknout na zkratku v sekci Nástroje. Webmail se otevře v novém panelu prohlížeče.

Ve VPS Centru V3: v pravém horním rohu rozhraní klikněte na tlačítko Nástroje a v rozbalené nabídce vyberte Webmail.

Ve VPS Centru V2: v horním navigačním menu klikněte na Nástroje a v rozbalené nabídce vyberte Webmail.

Přihlašovací obrazovka

Po otevření webmailu (ať jste přišli kteroukoli cestou) se zobrazí přihlašovací formulář. Vzhled se liší podle verze VPS Centra:

• Modrá přihlašovací obrazovka s logem Roundcube – VPS Centrum V3.
• Zelená přihlašovací obrazovka s logem Váš Hosting – VPS Centrum V2.

Funkčně jde v obou případech o tentýž Roundcube webmail, liší se jen branding. Do formuláře zadejte:

• Uživatelské jméno – celou e-mailovou adresu (např. jan@example.cz), ne jen část před zavináčem.
• Heslo – heslo schránky, které jste si nastavili při jejím vytvoření.

Po úspěšném přihlášení uvidíte přijaté zprávy ve složce Inbox.

Krok 3 – Otevřete sekci Filters

V levém vertikálním menu Roundcube klikněte na Settings (ikona ozubeného kolečka úplně dole). Otevře se třísloupcové rozložení nastavení.

V druhém sloupci, který se jmenuje Settings, klikněte na položku Filters (úplně dole, s ikonou trychtýře).

Orientace v sekci Filters

Po otevření sekce Filters uvidíte rozložení s dalšími sloupci. Při prvním otevření je obsahu málo – je dobré si ujasnit, co která část znamená:

• Třetí sloupec – seznam filter setů (sad filtrů), zobrazený jako stromová struktura. Roundcube ve Váš Hosting prostředí má jednu výchozí sadu s názvem managesieve (ve V2 se výchozí sada jmenuje roundcube). Filter set je nadřazený kontejner pro jednotlivé filtry – kliknutím na šipku > vedle názvu sady ji rozbalíte a uvidíte jednotlivé filtry uvnitř. Když vytvoříte nový filtr, objeví se právě tady jako záznam pod sadou.
• Záhlaví třetího sloupce: Actions – ozubené kolečko, které otevře menu pro správu celých filter setů (Add filter set, Edit filter set, Enable/disable filter set, Download). Ve většině případů ho potřebovat nebudete – výchozí sadu netřeba upravovat. Pro běžné použití můžete tuto vrstvu ignorovat a pracovat jen s jednotlivými filtry.
• Pravý sloupec – editor filtru (otevře se po kliknutí na konkrétní filtr v seznamu, nebo na tlačítko Create). Při prvním otevření sekce je prázdný a uprostřed obrazovky je text The list is empty. Use the Create button to add a new record. – sada zatím žádné filtry neobsahuje.
• Pravý horní roh – tlačítka Create (přidat nový filtr) a Delete (smazat vybraný filtr).

Krok 4 – Vytvořte nový filtr

V pravém horním rohu klikněte na tlačítko Create (ikona +). V pravé části obrazovky se otevře editor nového filtru.

Vyplňte následující pole:

Filter name – popisné jméno, podle kterého filtr poznáte v seznamu. Doporučujeme nepoužívat obecné názvy jako „Filter 1“ – po čase se v nich ztratíte. Lepší je „Newslettery do složky“ nebo „Faktury → účetní“.

Filter enabled – toggle, kterým filtr zapínáte a vypínáte. Při vytváření je ve výchozím stavu zapnutý (modrý ve V3, zelený ve V2). Vypnutý filtr zůstane uložený, ale neaplikuje se na příchozí poštu – užitečné pro dočasné pozastavení.

Scope – dropdown s volbou, jak má Roundcube vyhodnotit více pravidel:

• matching all of the following rules – musí platit všechna pravidla současně (logické AND).
• matching any of the following rules – stačí, když platí alespoň jedno pravidlo (logické OR).
• matching all messages – filtr se aplikuje na každou příchozí zprávu bez ohledu na pravidla. V tomto režimu sekce Rules zmizí.

Rules – v této sekci definujete podmínky, podle kterých se filtr aktivuje. Pro každé pravidlo vyberete:

1. Hlavičku zprávy (první dropdown) – nejčastěji Subject (předmět), From (odesilatel), To (příjemce), Body (tělo zprávy), Size (velikost). Dále jsou v nabídce X-Spam-Flag, X-Spam-Score, Date, Current date, String a Message. Pokud potřebujete filtrovat podle hlavičky, která v seznamu není (například Cc nebo vlastní hlavičky), zvolte položku … a do textového pole zadejte název hlavičky ručně.
2. Operátor (druhý dropdown) – contains (obsahuje), not contains (neobsahuje), is equal to (je rovno), is not equal to (není rovno), exists (hlavička existuje), not exists (neexistuje), matches expression (odpovídá vzoru s wildcards), matches regular expression (odpovídá regulárnímu výrazu) a další. Operátory jako count is greater than se hodí pro číselné hlavičky (například Size).
3. Hodnotu (textové pole) – text, který se s polem porovnává (např. „Newsletter“, „noreply@“, „fakturace“).

Pro přidání dalšího pravidla klikněte na ikonu + vpravo. Pravidlo smažete kliknutím na ikonu koše.

Actions – sekce, kde definujete, co se má se zprávou stát při splnění podmínek. Pro každou akci vyberete typ a parametr. Nejčastější akce:

• Move message to – přesunout zprávu do vybrané složky.
• Copy message to – uložit kopii zprávy do vybrané složky a zároveň ji nechat v Inboxu.
• Redirect message to – přesměrovat zprávu na jinou adresu (původní adresát ji nedostane; pozor na úskalí, viz Řešení problémů).
• Send message copy to – odeslat kopii zprávy na jinou adresu, originál zůstává ve schránce.
• Discard with message – zprávu zahodit s volitelným důvodem (zpráva nedoručena nikam).
• Reply with message – odeslat předem připravenou odpověď (auto-odpověď cílená přímo na konkrétní filtr).
• Delete message – smazat zprávu (přesune se do Deleted Items).
• Set flags to the message / Add flags to the message / Remove flags from the message – pracovat s flagy zprávy (read, important, …).
• Set variable / Send notification – pokročilé akce pro skriptování a notifikace.
• Stop evaluating rules – ukončit zpracování dalších filtrů. Užitečné, když máte víc filtrů a chcete, aby se po splnění toho aktuálního ostatní přeskočily.

Akce lze kombinovat – například Move message to a zároveň Add flags to the message – read. Další akci přidáte ikonou +, smazat ji lze ikonou koše.

Po vyplnění všeho potřebného klikněte na tlačítko Save. Filtr se uloží a objeví se v třetím sloupci pod aktivním filter setem.

Krok 5 – Otestujte filtr

Vytvořený filtr je nutné ověřit, ať víte, že se chová podle očekávání. Postup ověření:

1. Z jiné adresy si pošlete e-mail, který odpovídá podmínkám vašeho filtru. Pokud jste si například nastavili podmínku Subject – contains – „Newsletter“, do předmětu zkušebního e-mailu napište něco jako Test newsletter.
2. Počkejte několik sekund a otevřete složku, do které měl filtr zprávu přesunout.
3. Zpráva by měla být tam – ne v Inboxu.

Pokud zpráva skončila tam, kam jste chtěli, filtr funguje. Pokud ne, podívejte se do sekce Řešení problémů – nejčastější příčiny tam najdete vysvětlené.

Časté scénáře pro inspiraci

Nejlépe se filtry učí na konkrétních příkladech. Tady jsou čtyři, které se běžně používají – stačí je adaptovat na vaše potřeby.

Třídění newsletterů do složky

Newslettery zaplňují Inbox a rozptylují pozornost. Filtr, který je odsune do vlastní složky:

• Podmínka: Subject – contains – „Newsletter“ nebo Body – contains – „odhlásit z odběru“. Druhá varianta funguje spolehlivěji – odhlašovací odkaz má skoro každý seriózní newsletter.
• Akce: Move message to – Newslettery (předpokládá, že složku Newslettery ve schránce máte – viz tip v
  Krok 4).

Automatický přesun spamu do koše

Pokud máte odesilatele nebo doménu, od které dlouhodobě nechcete dostávat poštu, ale antispam je z nějakého důvodu propouští:

• Podmínka: From – contains – „spam-domena.com“.
• Akce: Move message to – Deleted Items a zároveň Stop evaluating rules.

Nedoporučujeme akci Discard with message napřímo – zpráva pak zmizí bez stopy a v případě falešného poplachu ji nevrátíte. Složka Deleted Items je bezpečnější mezistupeň.

Přeposlání zpráv od konkrétního odesilatele kolegovi

Pokud spravujete schránku, ze které mají některé zprávy přicházet také kolegovi (například účetní):

• Podmínka: From – contains – „fakturace@“ nebo Subject – contains – „faktura“.
• Akce: Send message copy to – ucetni@example.cz. Můžete přidat ještě Move message to – Faktury, aby Inbox zůstal přehlednější.

Přesměrování přes Sieve filtr má svá úskalí (zejména SPF/DKIM cílové domény) – detaily v Řešení problémů.

Označení důležitých zpráv jako přečtených

Někdy chcete naopak některé automatické notifikace nechat dorazit, ale neodvádět jimi pozornost (například monitoring, který hlásí „vše v pořádku“):

• Podmínka: From – contains – „monitoring@“ a zároveň Subject – contains – „OK“.
• Akce: Add flags to the message – \Seen (označí jako přečtenou).

Zpráva zůstane v Inboxu pro pozdější dohledání, ale neupozorňuje vás červeným odznáčkem.

Alternativy pro webhosting

Pokud máte webhosting, Sieve filtry v Roundcube vám nepůjdou nastavit – funkce je technicky podmíněna VPS prostředím. To ale neznamená, že jste bez možností. Tady je, co reálně funguje místo nich:

1. Filtry v poštovním klientu – pokud používáte Outlook, Thunderbird, Apple Mail nebo jinou desktopovou či mobilní aplikaci, můžete filtrování řešit přímo v ní. Filtry pak běží lokálně na vašem zařízení (ne na serveru) – fungují, kdykoli je klient spuštěný a stáhne novou poštu. Konkrétní postup nastavení filtrů hledejte v menu vašeho klienta (typicky pod položkou Pravidla, Filtry nebo Třídit zprávy). Pokud schránku v poštovním klientovi ještě napojenou nemáte, začněte návodem Jak nastavit e-maily na hostingu.

2. Přesměrování celé schránky – pokud chcete poštu z jedné schránky automaticky posílat někam jinam, můžete to udělat na úrovni mailserveru přes Zákaznický portál. Postup je v článku Jak na přesměrování e-mailu. Tato varianta je bezpečnější než přeposílání přes Sieve filtr (lépe se vyrovná s SPF a DKIM cílové domény).

3. Automatická odpověď – pro klasické „jsem na dovolené“ zprávy nepotřebujete filtry vůbec. Auto-odpověď se nastavuje samostatně přes Zákaznický portál a funguje na webhostingu i na VPS. Návod:
Jak nastavit automatickou odpověď na e-mailu.

4. Přechod na VPS nebo Mail server – pokud potřebujete pokročilé filtrování pošty pro firmu, hodně schránek nebo kombinaci serverových pravidel, je rozumnější uvažovat o vlastním serveru. Klient s VPS získá Sieve filtry, neomezený počet schránek a plnou kontrolu nad mailserverem. Pro čistě e-mailové nasazení je vhodný
dedikovaný Mail server.

Řešení problémů

Sekce Filters se v Roundcube nezobrazuje

Symptom: V Settings Roundcube nevidíte v levém menu položku Filters – jsou tam jen Preferences, Folders, Identities, Responses, Password.

Příčina: Nejčastěji jeden ze dvou důvodů:

• Pravidla pro e-maily jsou ve VPS Centru nastavena na Pravidla nastavená pouze z VPS Centra (výchozí stav nového VPS) – Roundcube proto sekci Filtry nezobrazuje.
• Schránka je na webhostingu, kde Sieve filtry nejsou aktivní. Sieve běží jen na VPS prostředí, kde má klient vlastní mailserver s povoleným managesieve.

Řešení:

1. Pokud máte VPS, ověřte nastavení podle Krok 1 – Povolte filtry z Webmailu ve VPS Centru. Po uložení se odhlaste z Roundcube a přihlaste znovu – sekce Filters se zpřístupní.
2. Pokud máte webhosting, použijte některou z alternativ výše.
3. Pokud máte VPS, povolení je správně nastavené a sekce Filters se přesto neobjevuje, ozvěte se nám – službu managesieve můžeme zkontrolovat.

Filtr se neaplikuje na nové zprávy

Symptom: Filtr je uložen, vidíte ho v seznamu, ale nově přicházející zprávy ho ignorují – končí v Inboxu místo cílové složky.

Příčina: Nejčastěji jeden ze tří důvodů:

• Filtr je vypnutý – toggle Filter enabled je v pozici vypnuto.
• Podmínka neodpovídá. Typicky překlep v hledaném řetězci, zbytečné mezery na začátku nebo na konci, případně příliš úzká podmínka, na kterou skutečné zprávy nesedí.
• Dříve uložený filtr má akci Stop evaluating rules a zpracování končí ještě před tím vaším. Sieve filtry se vyhodnocují v pořadí shora dolů.

Řešení:

1. Otevřete editor filtru a ověřte, že je toggle Filter enabled zapnutý.
2. Zkontrolujte podmínku na překlepy a mezery. Pokud má být shoda volnější, použijte operátor contains (najde řetězec kdekoli v poli) místo is equal to (vyžaduje úplnou shodu celého pole).
3. V seznamu filtrů zkontrolujte pořadí. Filtr s akcí Stop evaluating rules musí být uvedený až za ostatními filtry, na které se má pošta kontrolovat. Pořadí lze měnit přetažením filtru v seznamu.

Filtr nezpracovává již doručenou poštu

Symptom: Vytvořili jste filtr pro newslettery, ale staré zprávy zůstaly v Inboxu. Filtr se aplikuje pouze na nové.

Příčina: Toto je očekávané chování. Sieve filtry se vyhodnocují v okamžiku doručení nové zprávy – ne zpětně na již doručenou poštu.

Řešení: Existující zprávy přesuňte ručně. V Roundcube vyberte všechny zprávy ve složce (klávesa Ctrl+A nebo zaškrtávátko v záhlaví), klikněte pravým tlačítkem a zvolte Move to. Filtr se pak postará o všechny nově příchozí zprávy automaticky.

Přesměrování přes filtr nedoručuje

Symptom: Filtr s akcí Redirect message to nebo Send message copy to uloží zprávu do vaší schránky, ale na cílovou adresu se kopie nedoručí (nebo dorazí jen občas).

Příčina: Při přesměrování přes Sieve odchází kopie zprávy s původní obálkou (původní odesilatel) – cílový server tedy vidí zprávu od původního odesilatele s vaší doménou jako mezičlánkem. To může:

• Selhat na SPF/DKIM kontrole, pokud cílová strana má přísnou antispamovou politiku.
• Skončit ve spamové složce příjemce.
• Být úplně odmítnuto, pokud má cílová doména striktní DMARC.

Řešení: Pro přesměrování celé schránky je spolehlivější použít přesměrování na úrovni mailserveru, ne přes Sieve. Postup najdete v článku Jak na přesměrování e-mailu – mailserver tam dělá rewrite obálky tak, aby SPF kontrola u příjemce prošla. Pokud potřebujete přesměrovat jen některé zprávy (ne celou schránku), zůstaňte u Sieve filtru a počítejte s tím, že část zpráv může u příjemce skončit ve spamu.

---

Pokud problém přetrvává nebo narážíte na chování, které tady popsané není, napište nám – konkrétní filtr i logy mailserveru rádi prověříme.

---