Jak na migrace: Import emailů
Při migracích bývají častým oříškem právě e-maily. Pokud nevíte, jak na jejich úspěšný přesun, sepsali jsme pro vás jednoduchý krokový návod.
Na co myslet před importem?
Než se pustíte do samotné migrace e-mailových schránek na nový server je dobré se připravit aby vás nic nezaskočilo. Tyto kroky výrazně snižují riziko ztráty dat, výpadků doručování nebo problémů s přihlášením uživatelů po dokončení migrace.
Zálohy
Pokud můžete doporučujeme provést kompletní zálohu všech e-mailových schránek. Ideálně zálohujte celé mailové úložiště (např. Maildir nebo mbox soubory) a v případě, že používáte databázi pro správu účtů či hesel, také tuto databázi. Záloha by měla být uložena mimo server, ze kterého budete data migrovat, aby byla použitelná i v případě havárie nebo chyby během přesunu. Zálohy si můžete udělat sami nebo pokud si nejste jisti tak se vám o pravidelné zálohy postaráme my.
Kontrola místa
Dále je potřeba ověřit, kolik e-mailových schránek se bude migrovat, jak velká je jejich celková velikost a zda má cílový server dostatek volného místa. U větších schránek nebo většího počtu uživatelů může migrace trvat i několik hodin, případně déle, v závislosti na rychlosti připojení mezi servery.
Kontrola přihlašovacích údajů
Velmi důležité je také ověřit přihlašovací údaje ke všem schránkám, zejména pokud plánujete migraci pomocí IMAP (např. nástrojem imapsync). Pokud neznáte aktuální hesla uživatelů nebo nejsou funkční, nebude možné jejich schránky automaticky přenést. V takovém případě je nutné buď hesla před migrací resetovat, nebo uživatele informovat, že si po migraci budou muset nastavit nové heslo.
Kdy import provést?
Je vhodné naplánovat migraci mimo špičku, ideálně v nočních hodinách nebo o víkendu, a informovat uživatele o plánovaném zásahu. Během migrace by se uživatelé ideálně neměli přihlašovat do schránek ani odesílat e-maily, aby nedošlo k nesrovnalostem nebo ztrátě nově doručených zpráv.
Nastavení TTL u MX záznamu
Před samotným přesunem se doporučuje snížit hodnotu TTL u DNS záznamů domény (zejména MX záznamů) například na 300 sekund. Díky tomu se změny DNS po migraci projeví rychleji a zkrátí se doba, po kterou mohou některé e-maily ještě směřovat na původní server. TTL lze změnit v sekci DNS kliknutím na ikonu tužky. Sekce je v detailu domény jak v Zákaznickém portálu (webhosting) tak i na samotném VPS Centru (server). Po dokončení importu je dobré TTL vrátit na předchozí hodnotu 1800 z výkonnostních důvodů.
A nakonec pro změnu TTL jen přepíšete na určenou hodnotu a potvrdíte stisknutím enter
Import přes Zákaznický portál (webhosting)
Nejprve je zapotřebí se přihlásit do Zákaznického portálu a ověřit, že doména kam chceme importovat e-maily je aktivovaná.To můžeme ověřit přímo v přehledu domén. Pokud zde doménu vidíte tak můžete pokračovat na samotný import.
Pokud doménu v přehledu nevidíte tak je nutné ji nejdříve aktivovat. Pokud tam doména je tak následující sekci můžete přeskočit.
Aktivace domény
V tomto případě se zde doména nenachází musíme ji tedy nejprve aktivovat kliknutím na + nová doména
teď si musíte vybrat zda je již doména je registrovaná a jaký program na doméně chcete. Pokud stále trochu tápete můžete mrknout do našeho článku o registraci domény a pokud si nejste jisti ani samotným webhostingem tak se pro ověření můžete webhostingy mezi sebou porovnat.
Pokud už máte vybráno tak jen finální selekci potvrdíte kliknutím na objednat
Start importu
Po přihlášení do Zákaznického portálu je nutné jít do přehledu domén pak jít do detailu domény
Následně je třeba jít do Emaily -> import e-mailů
Zobrazí se tento fomulář
Ve formuláři je zapotřebí vyplnit tyto 4 pole.
- Původní server (název serveru odkud kopírujete)
- E-mailová adresa (název e-mailové adresy kam chcete e-maily nakopírovat
- Původní heslo od e-mailu (heslo ke staré e-mailové schránce)
- Stávající nebo nové heslo (heslo k nové e-mailové schránce). Pokud heslo bude jiné tak bude automaticky aktualizováno na vámi nově zvolené a v případě, že emailová schránka zatím není vytvořena tak ji na doméně vytvoří.
Jediné co je důležité je ujistit se, že e-mail zadaný v poli e-mailová adresa na starém serveru existuje, aby se import mohl správně napojit. Takto bude vypadat vyplněný formulář před importem.
Import více schránek najednou
Také je zde možnost importovat více schránek v případě, že máte více jak jednu schránku na importování.
Po vyplnění polí pro první email stačí zvolit možnost přidat další email a přidá se vám další řádek pro e-mail
Tím máte vše vyplněné a import dokončíte kliknutím na zahájit import
Import ve VPS Centrum v3
Nejdůležitější je přihlásit se do VPS Centra a ověřit zda je doména již v přehledu domén.
Pokud jste ji zatím nepřidali tak to lze provést kliknutí na nová doména v samotném přehledu domén. Pokud už doménu máte v přehledu tak pak už je import e-mailů ve VPS Centrum v3 totožný jako v Zákaznickém portálu. Lze tedy postupovat stejným postupem.
Aktivace domény ve VPS Centrum v3
Pak už se před vám zobrazí formulář pro přidání domény. Stačí vybrat nastavení domény, vyplnit název domény a pak potvrdit kliknutím na přidat doménu
Start importu ve VPS Centrum v3
Poté co doménu aktivujete a uvidíte ji v přehledu domén tak postup už je stejný jako při importu přes Zákaznický portál.
Import ve VPS Centrum v2
Prvně je zapotřebí zjistit zda doména kam budeme importovat již aktivovaná na serveru. To zjistíme po přihlášení do VPS Centra hned na úvodní stránce.
Pokud doména aktivovaná již je tak první krok níže můžete přeskočit. Pokud ne tak je zapotřebí ji prvně aktivovat.
Aktivace domény ve VPS Centrum v2
Nejprve se přihlaste do VPS Centra a na hlavní stránce v části Aktivace domén a služeb (která je přímo pod přehledem domén) vložíte název domény a pak ve službách zaškrtnete email. Je důležité nechat zaškrtnuté pole email, aby se nám aktivovaly emailové služby. Zbytek služeb si navolte podle potřeby. Nakonec doménu založte tlačítkem „Aktivovat„
Během minuty se změna provede. Vpravo dole se v Příkazy na zpracování objeví konkrétní čas.
Po uplynutí času se můžete podívat na shrnutí aktivované domény o něco výše.
Start importu ve VPS Centrum v2
Doména už je aktivovaná a e-mail také. Nyní tedy musíme jít do sekce e-mail na dané vybrané doméně
Pak pokračujete do sekce import
a zde se před vámi zobrazí tento formulář
- U pole původní adresa serveru vyplníte: XXXX.vas-server.cz (konkrétní adresu serveru najdete v prohlížeči na začátku URL adresy).
- U pole emailová adresa vyplňte název emailové adresy ze které importujete
- A nakonec u pole heslo vyplníte heslo k původní emailové schránce
Takto může vypadat správně vyplněný formulář
Import více schránek najednou ve VPS Centrum v2
Také můžete importovat více schránek v případě, že máte více jak jednu schránku na importování.
Po vyplnění polí pro první email stačí zvolit možnost přidat další email a přidá se vám další řádek pro e-mail
Pak už jen stačí potvrdit kliknutím na pokračovat
Vyrozumění o tom, že vše proběhlo v pořádku, vám přijde přímo od nás do e-mailu. Momentální stav si můžete kontrolovat i přímo v nástroji importu v části Stav.
Import pomocí drag&drop
Tento návod se hodí pro všechny, kdo mají schránky přidané pomocí IMAPu. Obsah schránek můžete mezi servery jednoduše převést pomocí e-mailového klienta. Zde musíte splnit pár nezbytných podmínek:
V klientovi musíte mít přidanou schránku, která je přihlášená s údaji ze serveru A.
Např. přihlašovací jméno: saldova@vas-hosting.cz a mailserver: mail.vas-server.cz
Dále je nutné mít přidanou schránku, s údaji ze serveru B.Např. přihlašovací jméno: claudia@vas-cloud.cz a mailserver: aspx.google.com
Pokud nevíte jak se přihlásit do svého emailu v klientovi tak můžete mrknout jak na to pro hosting nebo i pro server
Pak už jen převeďte složku/e-maily z účtu A do účtu B pomocí drag&drop (přetažení pohybem myši z jednoho serveru na druhý)
Je nutné dodat, že ne každém klientovi přetažení celé složky bude funkční. Někde bude fungovat pouze přetažení označených e-mailů místo celé složky.
Takto jednoduše si můžete mezi 2 servery přesouvat e-mailové zprávy i celé složky.
Online nástroj Imapsync
Existuje i online nástroj, který migraci vyřeší za vás. Jedná se o podobný nástroj jako je Import v našem VPS Centru.
Co je důležité vědět:
- Nástroj má omezení na 3 GB/mailbox.
- Jedná se o nástroj třetí strany a té dáváte přístup k e-mailům což může být bezpečnostní riziko.
- I pro tento nástroj platí pravidlo pro banování. Pokud 3x zadáte špatně přihlašovací údaje, IP adresa nástroje se zablokuje na 30 minut.
- Na rozdíl od migračního nástroje ve VPS Centru, zde je nutné mít nové schránky už předem založené.
Finální kroky po namigrování emailů
Po úspěšném založení nastavte MX záznamy
Zde si popíšeme, jak nastavit, aby nové e-maily chodily do nových schránek, respektive do schránek na novém serveru.
Předpokládejme, že všechny kroky proběhly v pořádku a v přehledu e-mailů tedy vidíte nově připojenou schránku (E-mail>Import). V seznamu účtů vidíte adresu schránky, stav i datovou velikost.
Dalším krokem je nastavení MX záznamu. Pokud si nejste jisti jak na to tak můžete mrknout do našeho návodu.
Nastavte všem uživatelům e-mailové účty
Teď už jen stačí oběhnout všechny uživatele a správně jim propojit nové e-maily, ať už v Outlooku či v jiném e-mailovém klientovi.
Pokud stále tápete, jak e-maily migrovat, mrkněte na naše video: