Nefunguje mi e-mail, jak to vyřešit?

Nefungují vám e-maily? A jde o příchozí nebo odchozí poštu? Takový problém řešíme s klienty na podpoře doslova každý den. Sepsali jsme proto obsáhlý návod, ve kterém jsme se zaměřili na nejčastější důvody výpadku. Zároveň vás naučíme, jak nejlépe nám chybu nahlásit, abychom vám mohli opravdu rychle a efektivně pomoct.

Nefunguje odesílání e-mailů

Nejprve je nutné zjistit, zda odesílání pošty nefunguje pouze u jedné e-mailové adresy nebo na všech e-mailových adresách najednou. Pokud nefunguje pouze u jedné e-mailové adresy, ukazuje to problém spíše se serverem příjemce a naopak.

Následně můžete zkusit tyto kroky:

Zkontrolujte bany

Otevře se vám stránka https://mail.vas-hosting.cz/? Pokud ne, vaše IP adresa je s největší pravděpodobností zabanovaná.

Jde o tzv. Fail2ban, což je funkce, která chrání váš server proti hackerským útokům. Při třech neúspěšných pokusech o zadání hesla server okamžitě zablokuje (objeví se hláška connection refused). To znamená, že server doslova odmítne komunikovat s jakýmkoli zařízením, které se na stejné IP adrese nachází. To platí pro veškeré přístupy –⁠ skrze SSH, FTP a právě i mailové aplikace.

Nejprve se zkuste na adrese https://mail.vas-hosting.cz/ namísto wi-fi, připojit skrze mobilní data. Pokud se stránka v pořádku otevře, máte jistotu, že jste zabanovaní.

Řešení?

U webhostingu musíte počkat 30 minut než ban zmizí.

Pokud se problém opakuje i když máte jistotu, že se přihlašujete se správnými údaji tak je pravděpodobně na vině některé ze zařízeních, které se pokouší opakovaně přihlásit se špatnými přihlašovacími údaji.

Tady si malinko zahrajete na detektivy. Sami nemáme možnost zjistit, o jaké zařízení přesně jde. My vidíme pouze veřejnou IP adresu, která odpovídá vašemu připojení k internetu.

Zkuste se zbavit co největšího počtu zařízení, která jsou k dotčené síti připojená. U zbývajících zařízení nastavení postupně kontrolujte a ta odpojená znovu připojujte, abyste našli to, které hledáte.

Zařízení může být cokoliv, co má přístup k e-mailu. Nezapomeňte na telefony, tablety, ale i alarmové systémy, software typu Pohoda, který posílá e-maily také a další zařízení.

Pokud máte vlastní VPS, můžete ban odstranit ručně v Zákaznickém portálu viz. screenshot:

Kontrola autentizace DNS u webhostingu (DKIM,SPF,DMARC)

Aby e-maily fungovaly správně, je nutné, aby byly podepsané (autentizované). Právě podpisem garantujete jejich autenticitu. Autentizaci u webhostingu nejrychleji ověříte přímo v Zákaznickém portálu > DNS > Správa DNS záznamů:

Kontrola autentizace DNS u VPS (DKIM,SPF,DMARC)

U virtuálních serverů (VPS) se kontrola provádí ve VPS Centru v detailu domény a v sekci DNS:

Tady vás bude zajímat SPF, DKIM a DMARC záznam. Je zapotřebí zkontrolovat, že jsou v pořádku mezi záznamy přidány.

A co když záznamy chybí?

Pokud v DNS některé ze záznamů chybí, musíte je doplnit. Pak budou e-maily správně podepsané a příchozí servery je nebudou odmítat.

Zkontrolujte MX záznam

Další z častých problémů u nedoručovaných e-mailů je špatně nastavený MX záznam. Ten na webhostingu zkontrolujete přímo v Zákaznickém portálu a opět v sekci DNS > Správa DNS záznamů:

Pokud máte webhosting a pro odesílání pošty využíváte náš e-mailový server, zkontrolujte, že v poli MX máte uvedeno:

mail.vas-hosting.cz

Pokud používáte VPS, MX záznam najdete a upravíte ve VPS Centru.

V tomto případě by měl být záznam uveden buď:

• jako IPv4 adresa serveru, např.:

88.86.124.186

• nebo ve formátu názvu vašeho serveru, např.:

nix13.vas-server.cz

Kterou variantu použít? Vždy záleží na tom, jaký server konkrétně používáte – podívejte se do svého účtu nebo využijte náš návod.

A co když máte špatný záznam?

Pak je potřeba MX záznam upravit podle toho, jaký server používáte – pomocí jeho názvu nebo IP adresy. Nezapomeňte, že změny DNS se mohou projevit až do 24 hodin. Takže klid, nohy nahoru, kafe do ruky a chvíli počkejte.

Zkontrolujte nastavení e-mailového klienta

Dalším častým důvodem, proč se nedaří připojit k e-mailu nebo odeslat zprávu, je špatně nastavený e-mailový klient.

Nejrychlejší způsob, jak zjistit, zda je problém právě v něm? Vyzkoušejte webové rozhraní Roundcube – přihlaste se na adrese: https://mail.vas-hosting.cz/ a zkuste odeslat ten samý e-mail přímo tam.

Kde najít správné nastavení e-mailového klienta?

• Pro webhosting v návodu: Nastavení e-mailového klienta – webhosting
• Pro VPS klienty Nastavení e-mailového klienta – VPS

Co je potřeba zkontrolovat a případně opravit?

• Uživatelské jméno,
• Heslo,
• Adresy a porty pro SMTP / IMAP / POP3.

Stačí se řídit uvedenými návody a vše by mělo fungovat, jak má. Pokud ne, ozvěte se našemu supportu – rádi vás nasměrujeme.

Zkontrolujte domény a IP adresy

Jedna z posledních možností, kterou je dobré prověřit, je zda se doména nebo vaše IP adresa nenachází na blacklistu.

Stačí do pole vložit vaši doménu v tomto formátu:

A následně kliknout na „check in blacklists“.

O trochu níže se objeví obrazovka, tam stačí kliknout na vaši IP adresu a spustí se test:

Po dokončení testu byste ideálně měli vidět nulové hodnoty:

Co dělat, když je doména nebo IP adresa na blacklistu?

Test stability připojení

Určitě je dobré vyzkoušet i funkčnost internetového připojení. Občas může mít poskytovatel výpadky a bez internetu se k e-mailovému serveru nepřipojíte, nepošlete a ani nepřijmete žádný e-mail.

Nejjednodušší způsob jak připojení otestovat je přes Speedtest.

Co dělat, když se některé e-maily pošlou a některé nikoliv

Může se stát, že na různé servery se vše doručuje v pořádku a na jiné bohužel ne. V tomto případě nejlepší způsob, jak si ušetřit čas, je ověřit doručování (spolu i s jinými parametry) na stránce https://www.mail-tester.com/.

Postup je následující

• Jděte na adresu: https://www.mail-tester.com/
• V horní části si zkopírujete e-mail, kam budete testovací e-mail posílat.
• A následně e-mail pošlete z e-mailové adresy, kterou chcete prověřit.

Je důležité, aby text e-mailu byl alespoň trochu smysluplný, jinak se test neprovede v pořádku. Můžete např. okopírovat tento Lorem Ipsum text:

Až e-mail odešlete, chvilku vyčkejte a pak klikněte na: „then check your score“

Nefunguje přijímání e-mailů

Pokud máte správně nastavený MX záznam, bývá nejčastějším důvodem problém se spamovým filtrem. Ten může zprávu rovnou zahodit, aniž by se objevila ve spamu nebo doručené poště.

Co zkontrolovat?

1) Nastavení MX záznamu

Jako první si ověřte, že je MX záznam nastavený správně. Týká se to jak klientů na webhostingu, tak uživatelů VPS. Návody najdete v části o nastavení MX záznamu.

2) Kontrola mail logu (VPS)

Pokud používáte VPS a jste trochu technicky zdatnější, zkontrolujte mail log:

• Přes administraci VPS Centrum: Přehledy > Logy > mail.log
• Nebo přes SSH: /var/log/mail.log

Zaměřte se na časy, kdy měla zpráva dorazit, a k dohledání použijte e-mailové adresy nebo domény.

Nefunguje přijímání ani odeslání e-mailů

Tady je potřeba projít širší kontrolu:

1) Ověření, zda není blokovaná IP adresa

Zkontrolujte, jestli není vaše IP adresa na blacklistu nebo zabanovaná. Jak na to a co dělat najdete v části výše.

2) Nastavení MX záznamu

Znovu ověřte správnost nastavení MX záznamu podle typu služby (VPS nebo webhosting).

3) Nastavení e-mailového klienta

Zkontrolujte, že máte správně vyplněné údaje v poštovním klientovi (uživatelské jméno, heslo, SMTP/IMAP/POP3).

Ověřit si to můžete i přes Roundcube: https://mail.vas-hosting.cz/

4) Stabilita internetového připojení

V některých případech může problém způsobovat i nestabilní připojení – zkuste se připojit z jiné sítě nebo restartujte router.

Pokročilejší řešení pro VPS

Další kroky jsou pro pokročilejší klienty, kteří mají vlastní VPS. Do těchto kroků se nepouštějte, pokud nemáte dostatečnou znalost, protože některé z nich můžou při neobratném zacházení poškodit server.

Postfix/Dovecot/rspamd nereaguje

Může se stát, že Postfix/Dovecot/rspamd zamrzne. V tomto případě můžete ověřit stav procesů přes tyto příkazy.

sudo systemctl status postfix
sudo systemctl status dovecot
sudo systemctl status rspamd

Pokud procesy jsou ve stavu failed nebo neodpovídají, můžete je restartovat. To zvládnete přes VPS Centrum. Každý z procesů můžete vypnout přímo v určené sekci pro proces v kategorii Emaily.

Případně můžete restartovat služby přes SSH těmito příkazy.

sudo systemctl restart postfix
sudo systemctl restart dovecot
sudo systemctl restart rspamd

Restart služeb často opraví odesílání i přijímání, protože procesy se znovu inicializují.

Co dál, pokud nic nepomůže

Pokud restart jednotlivých služeb nepomohl, dalším krokem už je jen restart celého serveru — to ale berte až jako poslední možnost.

Co před restartem serveru zkontrolovat

Před restartem doporučujeme mít:

• aktuální zálohu a zkontrolovanou e-mailovou frontu.
• Také je důležité zkontrolovat, zda na serveru neprobíhá údržba. To je možné v Zákaznickém portálu.

Pokud jste vše zkontrolovali, můžete přistoupit k samotnému restartu serveru. Ten lze resetovat přes Zákaznický portál.

A následně volbou Reboot:

Restart serveru je možný i přes VPS Centrum.

Případně pomocí SSH příkazu:

sudo reboot

Fronta pošty (mail queue) je zahlcená

Nejjednodušším způsobem, jak ověřit, že mail queue je zahlcená, je přes Zákaznický portál a aktivity na serveru:

Zahlcená fronta, stejně jako na screenshotu výše, často kompletně deaktivuje SMTP. Na screenshotu je v základním přehledu vidět, že SMTP je neaktivní. Frontu promažete přes sekci SMTP:

Alternativou jak zkontrolovat mail queue je přes SSH a příkazem:

postqueue -p

a pak případně:

postsuper -d ALL

Disk je plný nebo vyčerpané inody

Při 100% zaplnění disku MTA odmítá zapisovat a služby selhávají. Rychle to lze ověřit v Zákaznickém portálu.

Případně to lze ověřit i přes SSH.

df -h
df -i

Pokud je na serveru nedostatek místa nebo inod tak je zapotřebí odstranit velké nepotřebné soubory (logy, staré zálohy) nebo rozšiřít disk.

Po uvolnění místa restartujte poštovní služby.

sudo systemctl restart postfix

Vysoké zatížení CPU → služby nestíhají

Pokud server je zatížen (útok, záloha) může se stát, že služby nestíhají.

Zkontrolovat jak je server vytížen můžete přes Zákaznický portál.

Případně přes VPS Centrum.

Nebo i přes SSH pomocí příkazů.

top
htop   
iostat 1 5

Takto se dá dohledat, které procesy nejvíce vytěžují server. Procesy následně můžete ukončit, ale pouze za předpokladu, že jste si 100% jistí, že nedojde k poškození serveru.

Jak nejlépe chybu nahlásit na support?

Začneme tím nejdůležitějším. Následující seznam otázek pomůže hlavně nám na supportu. Zkuste nám na ně odpovědět přímo v prvním e-mailu, ve kterém nám chybu hlásíte. Jedině tak problém podchytíme co nejdříve:

1. Nejde odesílání nebo přijímání pošty?
2. Zkusili jste webovou verzi mailu? Pokud funguje, problém bude nejspíš ve vašem nastavení nebo v internetu u vás doma.
3. Z jaké e-mailové schránky pošta odešla a kam (případně, na jakém VPS se nachází)?
4. Napsat nám nejlépe čas odeslání s přesností na minuty (např. 25. 10. ve 13:51).
5. Dál doplňující informace, co už jste stihli vyzkoušet, ať to můžeme z pokusů vyloučit. Případně jestli jste prováděli nějaké zásadnější změny (migrace, změna DNS záznamů atd.)
6. Zašlete nám svou IP adresu, kterou najdete na: mojeip.cz
7. Testovací e-mail zkuste odeslat i na službu mail-tester.com a pošlete nám odkaz s výsledkem.
8. Zašlete nám screenshoty nastavení vašeho e-mailového klienta.

Kdybyste si s čímkoliv nevěděli rady nebo jste nenašli odpověď, tak se raději i tak ozvěte. Společně tomu zkusíme přijít na kloub.